Slik går du fra avtalebok på papir til nettbestilling

En avtalebok koster nesten ingenting å kjøpe, men den koster tid hver dag. Hver bestilling er en telefonsamtale eller en meldingstråd, hver endring betyr å stryke over og skrive på nytt, og boken ligger bare ett sted.

Et enkelt regnestykke: 25 bestillinger i uken, hver ordnet på rundt 3 minutter med samtaler og meldinger, blir 75 minutter i uken. Legg til samtalene du går glipp av mens du er med en kunde – noen av dem som ringer, prøver rett og slett neste salong.

• Bestillinger bare i åpningstiden. Kunder som kommer på deg om kvelden, må huske å ringe neste dag.
• Dobbeltbestillinger. To personer som skriver i samme bok, eller et raskt notat på mobilen som aldri havner på papiret.
• Ingen påminnelser. Du minner kundene på timen manuelt, eller ikke i det hele tatt.
• Ingen oversikt. Hvor mange besøk forrige måned, hvilken tjeneste som selger best, hvem som ikke har vært innom på seks måneder – det kan ikke avtaleboken fortelle deg.

Hver av disse er en liten ting. Til sammen betyr de å svare på meldinger om kvelden og noen tomme timer hver uke.

Kundene ser de ledige tidene dine og bestiller selv, når som helst på døgnet. Du tar fortsatt imot bestillinger på telefon, men nå havner de i samme kalender.

I Resovu er bestillingssiden, bekreftelser og påminnelser på e-post, kundeportalen og betaling med bankoverføring og QR-kode med i Free-planen. SMS-påminnelser og synkronisering med Google Kalender kommer fra Starter-planen, eget domene fra Professional. Se prissiden for gjeldende planer.

Start med hva kundene bestiller, og når du jobber. Alt annet kan vente.

1. Fyll ut bedriftsopplysningene og velg hvordan kundene bestiller: ledige tider ut fra åpningstidene (timebestilling) eller faste økter (kurs).
2. Legg til tjenestene dine med varighet og pris. Fem tjenester med gode navn er bedre enn tjue varianter.
3. Sett åpningstider med pauser og et minste varsel, så ingen bestiller 20 minutter før en time.
4. Har du et team, legger du til hver person, krysser av for tjenestene de tilbyr, og setter arbeidstidene deres.

Nye kontoer får 14 dager med Professional-planen, så du kan prøve alt før du bestemmer deg for hvilken plan du trenger. Deretter går kontoen over til Free, med mindre du tegner abonnement.

Eksempel på en kort tjenesteliste for en frisørsalong: Dameklipp med føning (60 min), Herreklipp (30 min), Farge med klipp (120 min), Striper med klipp (150 min), Føning (30 min). Kundene velger blant fem tydelige alternativer, og du legger inn en pause etter fargetjenestene hvis du trenger tid til å rydde.

I prøveperioden går du gjennom en bestilling som kunde: åpne bestillingssiden på mobilen, velg en tjeneste og et tidspunkt, og sjekk hva som kommer på e-post.

Kopier bare bestillinger fra i dag og fremover. Tidligere besøk blir liggende i avtaleboken; det nye systemet begynner å samle historikk fra første dag.

Legg inn hver fremtidige bestilling med Ny bestilling. En kunde uten e-post kan lagres med bare telefonnummer. Bestem om du skal krysse av for Send kunden en bekreftelse på e-post: det er en fin måte å fortelle faste kunder om endringen på, men send den bare når e-postadressen er riktig.

Eksempel: 40 fremtidige bestillinger à omtrent ett minutt er under en times arbeid. Kundene opprettes automatisk sammen med bestillingene; import av en kundeliste fra fil er ikke tilgjengelig for øyeblikket.

Fra nå av skriver du nye telefonbestillinger rett inn i Resovu, ikke i avtaleboken. To steder for den samme kalenderen er akkurat slik dobbeltbestillinger oppstår.

Har du et team, deler dere på jobben: hver person kopierer sin egen kolonne i avtaleboken og sjekker at tidene stemmer med arbeidstidene i Resovu.

For faste kunder som kommer omtrent hver fjerde uke, legger du inn minst neste time. Den neste etter det kan de bestille selv på nett.

Kundene bruker nettbestilling når de finner lenken der de allerede leter etter deg.

• Google-bedriftsprofil: lim inn bestillingslenken under Bestillingslenker eller legg til en Bestill-knapp.
• Instagram og Facebook: lenken i bioen og et kort innlegg med et skjermbilde av bestillingssiden.
• Nettsted: bygg inn bestillingsskjemaet eller en Bestill nå-knapp.
• Ved disken: en utskrevet QR-kode ved kassen, så kundene bestiller neste besøk mens de betaler.
• Talepost og e-postsignatur: én setning med lenken.

Telefonbestillinger er fortsatt velkomne. Eldre kunder fortsetter ofte å ringe en stund, og det er helt greit – du legger dem inn selv.

En melding til faste kunder kan være så enkel som dette:

Nå kan du bestille time hos oss på nett når som helst, også om kvelden: [lenke]. Du får en bekreftelse og en påminnelse på e-post dagen før. Du kan fortsatt ringe som før.

Etter tre uker der alt føres i én kalender, har avtaleboken blitt en reservekopi. Legg den i en skuff og se på hva de første ukene ga.

• Hvor mange bestillinger kom inn på nett, og når på døgnet? Bestillingene utenfor åpningstiden er de avtaleboken ville gått glipp av.
• Gikk påminnelsene ut? En bekreftet bestilling med e-postadresse, gjort mer enn 24 timer i forveien, får en påminnelse 24 timer før start.
• Flyttet noen timen sin selv? Hvis du tillater det, velger kundene et annet tidspunkt innenfor avbestillingsfristen din.

Juster deretter: lengre minste varsel, en pause mellom kundene eller SMS-påminnelser for kunder som sjelden leser e-post.

Gi det mer enn en måned. Noen faste kunder må se lenken et par ganger før de bestiller på nett i stedet for å ringe, og noen kommer til å fortsette å ringe – det er greit, bestillingene deres havner likevel i samme kalender.