Čo od salónu alebo štúdia požaduje GDPR

Takmer všetko, čo si o klientovi zapíšete, sú osobné údaje: meno, telefón, e-mail, história návštev, poznámky o preferenciách, odpovede vo formulári a platby. Kaderníčka so 400 stálymi klientkami má 400 malých spisov, či už sú v diári, v tabuľke alebo v rezervačnom systéme.

Niektoré poznámky sú citlivejšie. Alergia na farbu na vlasy, kožné ochorenie pred kozmetickým ošetrením alebo zranenie pred masážou sú údaje o zdraví. GDPR ich radí do osobitnej kategórie s prísnejšími pravidlami, preto ich zbierajte len vtedy, keď ich naozaj potrebujete pre bezpečné ošetrenie.

• Bežne potrebné: meno, telefón alebo e-mail, rezervovaná služba a čas.
• Potrebné len niekedy: alergie či kontraindikácie, dátum narodenia pri službe s vekovým obmedzením.
• Potrebné zriedka: adresa bydliska, čísla dokladov, fotografie.

Údaje sa skrývajú aj mimo rezervačného systému: fotky diára v mobile, chat s klientkou na WhatsAppe, tabuľka darčekových poukazov. Aj tie sa počítajú, preto sa oplatí držať údaje klientov na čo najmenej miestach.

Každé použitie osobných údajov potrebuje právny základ. Európska komisia ich uvádza šesť. Tabuľka ukazuje, kde sa v salóne môžu objaviť štyri z nich – ako príklady, nie ako posúdenie vášho prípadu:

Ktorý základ zodpovedá vašej konkrétnej situácii, rozhodujete vy ako podnik, ktorý je prevádzkovateľom údajov. Ak si nie ste istí, obráťte sa na Úrad na ochranu osobných údajov alebo na poradcu.

Príklad: klientka si online rezervuje farbenie. Bez jej mena, telefónu a času rezerváciu vôbec nemôžete vybaviť. Či chce dostávať ponuky e-mailom, je samostatná otázka a podľa podmienok súhlasu, ktoré uvádza Komisia, ju odmietnutie nesmie pripraviť o termín.

Súhlas platí, len keď ho klient aktívne udelí na konkrétny účel, vie, kto ste a čo s údajmi urobíte, a môže odmietnuť bez nevýhody. V praxi to znamená nezaškrtnuté políčko, ktoré musí klient sám zaškrtnúť, jasnú vetu vedľa neho a záznam o tom, kedy súhlas udelil. Komisia dodáva, že odvolať súhlas musí byť rovnako jednoduché ako ho udeliť.

V Resovu to nastavíte v Nastavenia → Súhlasy, v každom pláne:

• Marketingový súhlas je samostatné, nepovinné políčko. Klienti, ktorí ho nezaškrtnú, si môžu rezervovať aj tak.
• Vlastné súhlasy (napríklad s fotografovaním pred a po ošetrení) pridáte cez Pridať súhlas, ako povinné alebo nepovinné.
• Či a kedy klient udelil súhlas s GDPR a marketingový súhlas, vidíte v Detaile zákazníka a od plánu Starter aj v CSV exporte zákazníkov.
• Verzia zásad ochrany osobných údajov, ktorú zadáte v Nastavenia → Ochrana dát / GDPR, sa ukladá ku každému súhlasu, takže neskôr viete ukázať, s akým textom klient súhlasil.

Texty súhlasov sú predvyplnené a môžete ich upraviť; za ich znenie zodpovedáte vy.

Zrozumiteľná veta marketingového súhlasu môže byť krátka: „Chcem dostávať e-maily o novinkách a ponukách Salónu Iris. Odhlásiť sa môžem kedykoľvek.“ Nespájajte ju s podmienkami rezervácie – klientka, ktorá chce strih, by nemala musieť súhlasiť s newslettrom.

GDPR hovorí, že osobné údaje sa majú uchovávať nie dlhšie, než je potrebné na účel, na ktorý boli získané. Pevný počet rokov neurčuje, takže rozhodujete vy a mali by ste vedieť rozhodnutie zdôvodniť. Účtovné a daňové predpisy vám môžu ukladať uchovávať faktúry niekoľko rokov; poznámky o klientoch tak dlho potrebovať zväčša nebudete.

Resovu vaše rozhodnutie premení na nastavenie. V Nastavenia → Ochrana dát / GDPR zadajte Dobu uchovávania osobných údajov (dni), od 30 do 3 650 (predvolene 365). Proces, ktorý beží raz týždenne, potom:

• anonymizuje klientov, ktorých posledná rezervácia alebo návšteva je staršia ako nastavená doba a ktorí nemajú aktívny darčekový poukaz ani aktivitu v zákazníckom portáli,
• odstráni mená, kontakty, poznámky a odpovede z formulárov zo starších rezervácií,
• ponechá sumy, dátumy a služby, aby prehľady tržieb a vystavené faktúry zostali správne.

Príklad pri 365 dňoch: klientka, ktorá bola naposledy v októbri 2025 a nemá darčekový poukaz, bude anonymizovaná pri prvom týždennom behu po októbri 2026.

Klienti môžu žiadať kópiu svojich údajov, ich opravu či vymazanie alebo namietať proti marketingu. Podľa Komisie by ste mali odpovedať bez zbytočného odkladu, v zásade do jedného mesiaca, a žiadosť vybaviť bezplatne (pokiaľ nie je zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná).

• Kópia údajov: otvorte Zákazníci, kliknite na klienta a zvoľte Export dát (GDPR). Dostanete súbor JSON, ktorý mu pošlete.
• Vymazanie: na tom istom mieste zvoľte Výmaz dát (GDPR). Meno, kontakty, odpovede z formulárov, poznámky a vernostné body sa natrvalo odstránia; vaše faktúry a anonymné sumy rezervácií zostanú.
• Vlastné rezervácie a fakturačné údaje: klienti vidia nadchádzajúce aj minulé rezervácie v zákazníckom portáli a fakturačné údaje pre faktúry si môžu uložiť v časti Osobné údaje.

Export a výmaz môže urobiť len vlastník účtu. Resovu klientovi o vymazaní e-mail neposiela, preto mu dajte vedieť sami, keď je hotovo.

Príklad: klientka vám 3. marca napíše, aké údaje o nej máte. Do 3. apríla jej pošlete export z Resovu a k tomu všetko, čo vediete mimo systému, napríklad poznámky v diári alebo e-maily.

Ak na službu chodia deti, môžete nechať rezerváciu potvrdiť rodiča alebo zákonného zástupcu. V Resovu otvorte Služby, danú službu a zapnite Služba je určená neplnoletým. Formulár sa potom spýta, či je účastník mladší ako veková hranica vo vašej krajine, a vypýta si meno a e-mail zákonného zástupcu; rezervácia sa potvrdí, keď ju zákonný zástupca potvrdí e-mailom, a miesto sa drží 48 hodín.

Obmedzte, kto údaje klientov vidí. V Resovu má každý člen tímu rolu (vlastník, administrátor, personál alebo len na čítanie) a kontaktné údaje klientov vidí iba vlastník a administrátori.

Ak údaje uniknú – napríklad stratíte telefón s kontaktmi klientov –, podľa usmernenia Komisie treba bez zbytočného odkladu, najneskôr do 72 hodín, informovať dozorný úrad, ak únik pravdepodobne ohrozí ľudí, a pri vysokom riziku informovať aj samotných klientov.

Každá rezervačná stránka v Resovu má tiež automaticky vytvorené informácie o ochrane osobných údajov, vyplnené údajmi o vašom podniku a so zoznamom sprostredkovateľov, ktorých Resovu využíva. Berte ich ako východisko a overte, či zodpovedajú tomu, ako s údajmi naozaj pracujete. Údaje sú uložené v EÚ (Frankfurt) a prevádzkovateľom údajov vašich klientov zostávate vy.