Mit vár el a GDPR egy szalontól vagy stúdiótól?

Szinte minden, amit egy ügyfélről feljegyez, személyes adat: név, telefonszám, e-mail-cím, korábbi látogatások, jegyzetek a kéréseiről, űrlapon adott válaszok és fizetések. Egy fodrász 400 törzsvendéggel 400 kis ügyféllapot vezet, akár határidőnaplóban, táblázatban vagy foglalási rendszerben tartja őket.

Egyes jegyzetek érzékenyebbek. A hajfestékallergia, egy bőrbetegség kozmetikai kezelés előtt vagy egy sérülés masszázs előtt egészségügyi adat. A GDPR az egészségügyi adatokat különleges kategóriaként kezeli, szigorúbb szabályokkal, ezért csak akkor gyűjtse őket, ha a biztonságos kezeléshez tényleg szükség van rájuk.

• Általában szükséges: név, telefonszám vagy e-mail-cím, a lefoglalt szolgáltatás és időpont.
• Csak néha szükséges: allergiák vagy ellenjavallatok, születési dátum korhatáros szolgáltatásnál.
• Ritkán szükséges: lakcím, igazolványszámok, fényképek.

Adat a foglalási rendszeren kívül is lapul: a telefonon tárolt fotók a határidőnaplóról, egy WhatsApp-beszélgetés egy ügyféllel, egy táblázat az ajándékutalványokról. Ezek is számítanak, ezért érdemes az ügyféladatokat minél kevesebb helyen tartani.

A személyes adatok minden felhasználásához jogalap kell. Az Európai Bizottság hatot sorol fel. A táblázat azt mutatja, hol fordulhat elő közülük négy egy szalonban – példaként, nem az Ön esetére vonatkozó döntésként:

Hogy az Ön konkrét helyzetére melyik jogalap illik, azt Ön dönti el, mint az adatokat kezelő vállalkozás. Ha bizonytalan, kérdezze meg a nemzeti adatvédelmi hatóságot vagy egy tanácsadót.

Példa: egy ügyfél online foglal festést. A neve, telefonszáma és az időpont nélkül a foglalást egyáltalán nem tudja teljesíteni. Hogy kér-e ajánlatokat e-mailben, az külön kérdés, és a Bizottság hozzájárulási feltételei szerint a nemleges válasz miatt nem eshet el a foglalástól.

A hozzájárulás csak akkor érvényes, ha az ügyfél aktívan, meghatározott célra adja meg, tudja, kik Önök és mit tesznek az adataival, és hátrány nélkül nemet mondhat. A gyakorlatban ez egy üres jelölőnégyzetet jelent, amelyet az ügyfélnek kell bejelölnie, mellette egy világos mondatot és egy nyilvántartást arról, mikor adta meg. A Bizottság hozzáteszi, hogy a hozzájárulás visszavonása legyen olyan egyszerű, mint a megadása.

A Resovuban ezt a Beállítások → Hozzájárulások részben állítja be, minden csomagban:

• A Marketing hozzájárulás külön, nem kötelező jelölőnégyzet. Aki nem jelöli be, ugyanúgy foglalhat.
• Saját hozzájárulásokat (például előtte-utána fotók készítéséhez) a Hozzájárulás hozzáadása gombbal vehet fel, kötelezőként vagy nem kötelezőként.
• Hogy az ügyfél megadta-e a GDPR- és a marketing hozzájárulást, és mikor, azt az Ügyfél részletei mutatják, a Starter csomagtól az ügyfelek CSV-exportja is.
• Az Adatvédelmi szabályzat verziója, amelyet a Beállítások → Adatvédelem / GDPR részben ad meg, minden hozzájárulással együtt mentődik, így később igazolni tudja, melyik szöveget fogadta el az ügyfél.

A hozzájárulások szövege előre ki van töltve és szerkeszthető; a megfogalmazásért Ön felel.

Egy világos marketing hozzájárulás lehet rövid is: „Szeretnék e-maileket kapni a Salon Iris újdonságairól és ajánlatairól. Bármikor leiratkozhatok.” Ne kösse össze a foglalási feltételekkel – akinek csak hajvágás kell, annak ne kelljen hírlevélre feliratkoznia.

A GDPR szerint a személyes adatokat csak addig szabad tárolni, ameddig a gyűjtésük céljához szükséges. Rögzített évszámot nem ad meg, így Ön dönt, és ezt a döntést meg kell tudnia indokolni. A számviteli és adószabályok több évre is előírhatják a számlák megőrzését; az ügyféljegyzeteket ritkán kell ennyi ideig őrizni.

A Resovu az Ön döntéséből beállítást csinál. A Beállítások → Adatvédelem / GDPR részben adja meg a Személyes adatok megőrzési idejét napokban, 30 és 3650 között (alapértelmezés 365). Ezután egy hetente futó folyamat

• anonimizálja azokat az ügyfeleket, akiknek utolsó foglalása vagy látogatása régebbi a megadott időnél, és nincs aktív ajándékutalványuk vagy portálaktivitásuk,
• eltávolítja a neveket, elérhetőségeket, jegyzeteket és űrlapválaszokat a régebbi foglalásokból,
• megtartja az összegeket, dátumokat és szolgáltatásokat, így a bevételi jelentések és a kiállított számlák helyesek maradnak.

Példa 365 nappal: egy ügyfél, aki utoljára 2025 októberében járt Önnél, és nincs ajándékutalványa, a 2026 októbere utáni első heti futáskor anonimizálódik.

Az ügyfelek kérhetik adataik másolatát, helyesbítését, törlését, vagy tiltakozhatnak a marketing ellen. A Bizottság szerint indokolatlan késedelem nélkül, főszabályként egy hónapon belül kell válaszolnia, és díjmentesen kell teljesítenie a kérelmet (kivéve, ha az nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzó).

• Az adatok másolata: nyissa meg az Ügyfelek menüpontot, kattintson az ügyfélre, és válassza az Adatexport (GDPR) lehetőséget. Egy JSON-fájlt kap, amelyet elküldhet neki.
• Törlés: ugyanitt válassza az Adattörlés (GDPR) lehetőséget. A név, az elérhetőségek, az űrlapválaszok, a jegyzetek és a hűségpontok végleg törlődnek; a számlái és az anonim foglalási összegek megmaradnak.
• Saját foglalások és számlázási adatok: az ügyfelek az ügyfélportálon látják közelgő és korábbi foglalásaikat, a Személyes adatok részben pedig elmenthetik számlázási adataikat.

Az exportot és a törlést csak a fiók tulajdonosa végezheti el. A Resovu nem küld e-mailt az ügyfélnek a törlésről, ezért szóljon neki Ön, ha megtörtént.

Példa: egy ügyfél március 3-án írásban megkérdezi, milyen adatokat tárol róla. Április 3-ig elküldi neki a Resovu exportját, és mindent, amit a rendszeren kívül őriz, például a határidőnapló jegyzeteit vagy e-maileket.

Ha egy szolgáltatásra gyerekek is járnak, a foglalást a szülővel vagy a törvényes képviselővel erősíttetheti meg. A Resovuban nyissa meg a Szolgáltatások menüpontot, a szolgáltatást, és kapcsolja be A szolgáltatás kiskorúaknak szól beállítást. Az űrlap ezután megkérdezi, hogy a résztvevő az Ön országában érvényes korhatár alatt van-e, és bekéri a törvényes képviselő nevét és e-mail-címét; a foglalás akkor válik visszaigazolttá, amikor a képviselő e-mailben megerősíti, a helyet addig 48 órán át foglalva tartjuk.

Korlátozza, ki láthatja az ügyféladatokat. A Resovuban minden csapattagnak szerepköre van (Tulajdonos, Adminisztrátor, Munkatárs vagy Csak olvasás), és az ügyfelek elérhetőségeit csak a tulajdonos és az adminisztrátorok látják.

Ha adatok kerülnek illetéktelen kézbe – például elveszít egy telefont az ügyfelek elérhetőségeivel –, a Bizottság útmutatása szerint indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 72 órán belül értesítenie kell a felügyeleti hatóságot, ha az incidens valószínűleg kockázatot jelent az érintettekre, magas kockázat esetén pedig magukat az ügyfeleket is tájékoztatnia kell.

Minden Resovu foglalási oldal automatikusan generált adatkezelési tájékoztatót is kap az Ön vállalkozásának adataival és a Resovu által igénybe vett adatfeldolgozók listájával. Tekintse kiindulópontnak, és ellenőrizze, hogy megfelel-e annak, ahogyan valójában kezeli az adatokat. Az adatokat az EU-ban (Frankfurtban) tároljuk, az ügyfelei adatainak adatkezelője pedig Ön marad.