Qué hace el portal del cliente por sus clientes

Con el botón Portal del cliente arriba a la derecha de su página de reservas (en el móvil solo se ve el icono de una persona), o directamente en resovu.com/su-id/account. Introducen el correo con el que reservaron y escriben el código de seis cifras que reciben. Sin contraseña; el código vale 10 minutos.

No tienen que registrarse antes. La cuenta se crea con la primera reserva, así que puede entrar cualquiera que ya tenga una reserva con usted. Quien nunca ha reservado, no. El portal es una página web normal: el cliente no instala nada y lo usa igual en el móvil que en el ordenador. La barra superior con el botón no forma parte de un formulario de reserva insertado en su propia web; allí añada usted el enlace al portal.

El portal está incluido en todos los planes, también en Free, y no hay nada que activar. Arriba muestra su logo, su nombre y su color de Configuración → Apariencia, para que el cliente sepa que sigue «en su casa».

Seis secciones. Cuáles tienen contenido depende de lo que usted use: sin programa de fidelidad, Fidelidad se queda vacía.

Resovu no envía las facturas por correo a los clientes; las encuentran en el portal. Si factura, dígaselo, por ejemplo en el correo de confirmación.

Solo se puede solicitar factura de una reserva pagada, no cancelada y con un precio mayor que cero. El cliente puede guardar antes sus datos de facturación en Datos personales y se rellenan solos en la solicitud. Reservar de nuevo en una reserva pasada abre su página de reservas con el mismo servicio, así que un cliente habitual reserva la próxima visita en segundos.

Sobre todo los cortos y repetidos que le sacan del trabajo. Preguntas típicas y lo que ahora hace el cliente solo:

• «¿Cuándo era mi cita?» La ve en Reservas y la guarda en su calendario con un toque.
• «¿Puedo ir el jueves en vez del martes?» Hace clic en Elegir otra hora y escoge una hora con el mismo precio, hasta su plazo de cancelación.
• «Necesito una factura para mi empresa.» En una reserva pagada hace clic en Solicitar factura y rellena la razón social, el n.º de registro, el NIF y la dirección. Usted recibe un correo y emite la factura desde la reserva con el comprador ya rellenado.
• «¿Cuántos puntos tengo?» «¿Cuál era el código de la tarjeta regalo?» Ambas cosas están en Fidelidad y Bonos.
• «He cambiado de número.» Lo corrige en Datos personales, así los recordatorios SMS siguen llegando al teléfono correcto.

Ejemplo: con 150 reservas al mes y un cambio de hora por teléfono cada diez reservas, son 15 llamadas. A cinco minutos cada una, buscando hueco incluido, recupera más de una hora al mes, sin contar las preguntas sobre facturas y puntos.

El portal no permite nada por sí mismo; sigue su configuración. Revise cuatro sitios:

• Configuración → Reservas → Política de cancelación: Permitir cancelación de reservas, el Plazo de cancelación y El cliente puede cambiar la hora por su cuenta. Sin ellos, el cliente solo puede ver sus reservas.
• Configuración → Facturación: Los clientes pueden solicitar factura. Funciona en todos los planes y viene activado si factura en Resovu. Si factura con otro programa, los datos le llegan por correo.
• Programa de fidelidad: cómo se ganan puntos y cuál es la recompensa. Los clientes que han iniciado sesión la canjean al reservar online.
• Configuración → Consentimientos: si el formulario muestra Consentimiento de cuenta de cliente. El cliente puede entrar sin él; la casilla solo registra el consentimiento al reservar.

Lo que obtiene depende de su plan. En Free, los clientes ven y gestionan sus reservas y sus datos y pueden solicitar factura. Los cupones, los puntos de fidelidad y las facturas emitidas en Resovu llegan con Starter; las tarjetas regalo, con Professional. Vea la página de precios; las cuentas nuevas tienen 14 días de Professional gratis, así que puede probar el portal completo.

El cambio de hora en el portal funciona para servicios y clases. Los huéspedes de alojamiento no cambian sus fechas por su cuenta, solo de acuerdo con usted. Detalles en el artículo de ayuda ¿Pueden los clientes cambiar sus propias citas?

El portal solo ayuda si los clientes saben que existe. La mayoría no lo va a buscar, así que muéstreselo donde gestionan su reserva:

• En el correo de confirmación. En Configuración → Plantilla de correo electrónico añada una línea como «Puede cambiar o cancelar su cita en el portal del cliente de nuestra página de reservas». La confirmación es el único correo al cliente cuyo texto escribe usted.
• En recepción. Descargue un código QR de su página de reservas en el Panel, en el paso Compartir enlace de la guía de configuración. Un expositor en el mostrador con «Reservas, cambios de hora y facturas» responde la pregunta antes de que se la hagan.
• Por teléfono. Cuando alguien llame para cambiar una cita, resuélvalo y coméntele que la próxima vez puede hacerlo él mismo en el portal del cliente.

Para los clientes habituales, el mayor aliciente es el programa de fidelidad: en el portal ven cuántos puntos les faltan para la próxima recompensa y, con la sesión iniciada, la canjean al momento al reservar online. Cómo montar el programa se explica en Cómo crear un programa de fidelidad para un pequeño negocio.

Los clientes mantienen sus datos al día y usted no tiene que copiarlos de los correos. En Datos personales corrigen su nombre y teléfono y activan o desactivan el consentimiento de marketing. El correo no se puede cambiar; es su acceso.

Cuándo y qué consentimiento dio un cliente figura en su ficha en Clientes. Si pide una copia o la eliminación de sus datos, lo gestiona allí: el titular de la cuenta puede usar Exportar datos (RGPD) y Eliminar datos (RGPD). Los pasos están en el artículo de ayuda Un cliente quiere que se borren sus datos.

Más sobre los consentimientos en el formulario de reserva y lo que el RGPD le exige, en Qué exige el RGPD a una peluquería o un centro de estética.