Hvilke automatiske meldinger kundene får, og hvordan du setter dem opp

Fem typer meldinger sendes automatisk: bekreftelsen, påminnelsen på e-post, SMS-påminnelsen (når du har slått den på), varsler om endringer og forespørselen om vurdering. De fleste bryterne finner du på ett sted, Innstillinger → Varsler.

Har du venteliste slått på (Professional-planen og høyere) eller selger gavekort, får kundene i tillegg e-post om ledige plasser og påminnelser om at gavekortet snart utløper. Hele listen, også e-postene for overnatting, står i hjelpeartikkelen Hvilke e-poster Resovu sender til kundene.

Noen e-poster sendes alltid og kan ikke slås av: bekreftelse på at kunden går fra avtalen (angrerett), forespørsel om samtykke fra foresatte for tjenester til mindreårige og innloggingskoden til kundeportalen. Kundene får dem selv om du slår av alle bryterne.

Påminnelsen på e-post går til hver bekreftede bestilling 24 timer før start, på alle planer, også Free. Tidspunktet er fast; du kan ikke velge et annet.

• Bare bekreftede bestillinger. En bestilling som venter på godkjenning fra deg eller på en bankoverføring, får påminnelsen når den er bekreftet.
• Sene bestillinger får ingen. Den som bestiller i kveld til i morgen tidlig, har nettopp fått bekreftelsen; en e-post til ville bare vært støy.
• Flyttede timer får en ny. Når du eller kunden flytter timen, sendes påminnelsen på nytt for det nye tidspunktet.
• Teksten er fast. Den inneholder dato, klokkeslett, sted og en lenke for å administrere bestillingen, på språket kunden bestilte på.

E-posten sendes fra en Resovu-adresse med bedriftsnavnet ditt som avsender. Svar går til e-postadressen i Innstillinger → Generelt, så sørg for at det er en innboks noen faktisk leser.

SMS lønner seg der en tapt time koster deg mer enn noen meldinger i måneden: lange behandlinger, førstegangsbesøk, kunder som sjelden åpner e-post. Du slår det på i Innstillinger → SMS-påminnelser, Starter-planen og høyere.

Meldingene går gjennom din egen konto hos BulkGate eller seven.io. Du betaler leverandøren etter deres priser; Resovu legger ikke på noe. Med 200 bestillinger i måneden og telefonnummer fylt ut må du regne med minst 200 SMS. Meldingene sendes uten diakritiske tegn, så én SMS rommer 160 tegn; en lengre mal med lenke kan ta to.

Velg tidspunkt

Tidspunktet er ett tall fra 1 til 72 timer og gjelder alle bestillinger. Regn ut når meldingen kommer frem for en vanlig time:

• 20 timer: en time kl. 9.00 får SMS kl. 13.00 dagen før, en time kl. 18.00 får den kl. 22.00. Sent på kvelden passer ikke for alle.
• 3 timer: fungerer som en «du har time i dag»-påminnelse ved siden av e-posten dagen før, men en time kl. 8.00 får den kl. 5.00.
• 48 timer: gir kunden tid til å flytte timen og deg tid til å selge tiden på nytt. Passer godt hvis avbestillingsfristen din er lang.

Et fornuftig utgangspunkt for en salong med timer gjennom hele dagen: e-post 24 timer før og SMS 48 timer før. To meldinger på ulike dager, begge med lenke for å avbestille eller flytte.

Rediger SMS-malen med variablene {customerName}, {date}, {time} og {link}. Skriv bedriftsnavnet i selve teksten: i Tsjekkia for eksempel bytter operatørene ut et uregistrert avsendernavn med et generisk, og kunden vet ikke hvem som skriver.

Telleren under malen viser om den får plass i én SMS, lenken medregnet. Et kort eksempel:

Salong Lucy: {customerName}, påminnelse om timen din {date} kl. {time}. Endre eller avbestill: {link}

Behold lenken. En kunde som ikke kan komme, flytter eller avbestiller rett fra mobilen, og du rekker å tilby tiden til noen andre. Uten lenke er det større sjanse for at de ringer på et dårlig tidspunkt, eller ikke gir beskjed i det hele tatt.

Bekreftelsen sendes rett etter bestillingen og er den eneste kunde-e-posten der du kan skrive teksten selv. I Innstillinger → E-postmal legger du inn det folk trenger å vite før besøket: hvor de kan parkere, hva de skal ta med, at de bør komme fem minutter før. Slå på Kalender (ICS-vedlegg) i Innstillinger → Varsler, så kan kundene lagre timen i kalenderen med ett trykk.

Varsler om avbestilling, flytting og refusjon sendes alltid, uansett hvem som gjorde endringen. Har du koblet til SMS og avbestiller eller flytter en bestilling selv, får kunder med telefonnummer også en SMS.

Kundene kan avbestille eller flytte selv via lenken i bekreftelsen eller påminnelsen, eller i kundeportalen. Avbestilling styres av Tillat avbestilling og Avbestillingsfrist; flytting av Kunden kan endre tidspunktet selv (alt i Innstillinger → Bestilling → Avbestillingsvilkår). De kan bare flytte til en tid med samme pris og bare frem til avbestillingsfristen. Du får e-post om hver endring hvis Avbestilling er slått på i Innstillinger → Varsler.

Gjør en testbestilling som kunde minst 25 timer frem i tid, med din egen e-post og ditt eget telefonnummer. Bekreftelsen skal komme innen et minutt, påminnelsen dagen etter og SMS-en på tidspunktet du har valgt.

• Test SMS-en med en gang med Send test-SMS i Innstillinger → SMS-påminnelser.
• Bestillingsdetaljene viser SMS-status: sendt, feilet eller hoppet over (for eksempel når telefonnummer mangler).
• Kom ikke e-posten frem, sjekk søppelpost og adressen. Hjelpeartikkelen Hvorfor fikk ikke kunden bekreftelsen på e-post går gjennom de andre årsakene.

Avbestill deretter testbestillingen via lenken i bekreftelsen. «Kunden» får e-posten om avbestilling og du får varselet om avbestilling, så begge er testet.

Påminnelser er bare én måte å få ned antallet tapte timer på. Depositum, avbestillingsgebyrer og venteliste finner du i Slik reduserer du uteblivelser i salongen eller studioet.