Slik reduserer du uteblivelser i salongen eller studioet

Mer enn prisen på tjenesten. Tiden du holdt av til kunden, kan ikke selges på nytt, og husleie og lønn løper uansett. Før du slår på noe, regn ut med dine egne tall.

Eksempel: en skjønnhetssalong, en behandling til 40 €, to personer i uken som ikke kommer. Det blir 80 € i uken og rundt 346 € i måneden (80 × 4,33). Med behandlinger på én time er det også åtte arbeidstimer i måneden du kunne ha solgt til noen andre.

Vil du finne ditt eget tall, åpner du Bestillinger, går gjennom de siste tre månedene og teller bestillingene med status Ikke møtt. Det tallet forteller deg hvor mye du kan bruke på SMS, og om depositum gir mening.

Mange tapte timer er rett og slett glemt. En påminnelse er det billigste tiltaket, og påminnelsen på e-post finnes på alle planer: Resovu sender den til hver bekreftede bestilling 24 timer før start, med lenke for å avbestille eller flytte.

Fra Starter-planen kan du legge til en SMS på et tidspunkt du velger (1–72 timer før) via din egen konto hos BulkGate eller seven.io. Kom regnestykket over på 346 € i måneden, betaler noen få euro i SMS seg selv så snart de redder én eller to timer.

Hva som sendes, og hvordan du velger tidspunkt for SMS, står i Hvilke automatiske meldinger kundene får, og hvordan du setter dem opp.

Fristen sier hvor lenge før start kunden fortsatt kan avbestille eller flytte bestillingen selv; etter det er det bare du som kan. Uten frist kan folk avbestille ti minutter før, og du rekker ikke å tilby tiden til noen andre. Du setter den i Innstillinger → Bestilling → Avbestillingsvilkår som Avbestillingsfrist i timer (0 betyr når som helst). For at kunden skal kunne avbestille via lenken i e-posten, må Tillat avbestilling være slått på.

Fra Professional-planen legger du til Avbestillingsgebyrer i trinn. Et trinn betyr: avbestiller kunden mindre enn så mange timer før start, beholder du så mange prosent. Et vanlig oppsett:

• mer enn 48 timer før start: gratis
• 24–48 timer før: 50 % (trinn 48 timer, 50 %)
• mindre enn 24 timer før: kunden kan ikke lenger avbestille eller flytte bestillingen (Avbestillingsfrist 24 timer)

En bestilling til 50 € betalt med kort og avbestilt 30 timer før koster da 25 €, og de andre 25 € går automatisk tilbake til kortet. Et trinn kan ikke starte senere enn fristen: Resovu lagrer ikke et trinn som først ville gjelde når kunden ikke lenger kan avbestille.

Et gebyr kan bare holdes tilbake fra penger som er betalt på nett på forhånd – en kortbetaling eller et depositum. Betaler kunden på stedet, trekkes ikke noe gebyr automatisk. Derfor fungerer avbestillingsgebyrer best sammen med forhåndsbetaling eller depositum.

Skriv vilkårene slik at kundene forstår dem ved første gjennomlesning, med tall i stedet for «i god tid» og «for sent». For eksempel: «Avbestilling er gratis inntil 48 timer før start; 24–48 timer før beholder vi 50 % av prisen. Du kan flytte timen inntil 24 timer før. Etter det kan den ikke avbestilles eller flyttes, og betalingen refunderes ikke.» Før kunden bekrefter, viser avbestillingssiden gebyret og beløpet som blir refundert.

Et mildere alternativ er Tilgodehavende i stedet for refusjon (Starter-planen og høyere, bryteren Gi tilgodehavende ved avbestilling i tide): en kunde som avbestiller i tide, får en personlig rabattkode på det beløpet de betalte. Kortbetalere velger mellom koden og refusjon; for bestillinger betalt på annen måte utstedes koden automatisk. Pengene blir hos deg, og kunden har en grunn til å komme tilbake. Detaljer i hjelpeartikkelen Avbestillingsvilkår og gebyrer.

Be om depositum der en tom tid svir mest: lange behandlinger, dyre tjenester og timer med kø. På en tjeneste til 15 € som tar 15 minutter, skremmer det heller folk bort enn at det beskytter deg.

Depositum følger med Business-planen og settes per tjeneste under Depositum / Beskyttelse mot uteblivelse: en prosentandel av prisen eller et fast beløp. Eksempel: en farging til 120 € med 30 % depositum betyr 36 € ved bestilling og 84 € på dagen.

Kunden betaler depositumet med kort via Stripe, eller med bankoverføring og QR-kode hvis du slår på Ta depositum med bankoverføring i Innstillinger → Betalingsmetoder. Resovu tar ingenting av overføringer. Kortbetalinger har Resovu-gebyret for planen din (0,2 % på Business) pluss Stripes faktiske gebyr.

• Kunden avbestiller i tide: et depositum betalt med kort refunderes automatisk, minus eventuelt avbestillingsgebyr.
• Kunden kommer ikke: klikk på Inndra depositum i bestillingsdetaljene, så beholder du det.
• Depositum via overføring kom ikke inn: Resovu avbestiller ikke bestillingen selv; du får et varsel og bestemmer.

Har du ikke Business? På lavere planer kan du likevel be om hele prisen på forhånd: med kort på nett (slå av Kontant hvis du vil at alle bestillinger skal betales på forhånd), eller med bankoverføring og Krev betaling på forhånd, som bare holder av plassen til en frist du setter. En ubetalt bestilling frigis da av seg selv.

Den som ikke kan komme og ikke har en enkel måte å endre tidspunktet på, dukker ofte bare ikke opp. Kan de flytte timen med én lenke, beholder du bestillingen, og tiden som ble ledig, kan selges igjen.

I Innstillinger → Bestilling → Avbestillingsvilkår lar du Kunden kan endre tidspunktet selv være på (det er standard). Kundene klikker da på Velg et annet tidspunkt i bekreftelsen, påminnelsen eller kundeportalen.

• De kan flytte bestillingen frem til avbestillingsfristen, så samme frist gjelder både avbestilling og flytting.
• Bare tider med samme pris tilbys, og timen blir hos samme ansatt; ingenting refunderes eller belastes.
• Du får e-post om hver flytting hvis Avbestilling er slått på i Innstillinger → Varsler.

Ventelisten sender e-post så snart en plass blir ledig, så ingen trenger å ringe rundt. Slå den på fra Professional-planen i Innstillinger → Bestilling → Venteliste.

For timer med flere deltakere melder kundene seg på et fullt arrangement. Når en plass blir ledig, holdes den av for førstemann i køen i 25 % av tiden som er igjen til start, maks 12 timer – er det 8 timer til timen, får de 2 timer. Er det mindre enn 3 timer til start, får alle e-post samtidig.

For enkelttimer melder kundene seg på en tjeneste, dager og tid på døgnet når ingen ledig tid passer. Når en passende tid blir ledig, får alle som venter e-post, og den som bestiller først, får den. Hvem som venter, ser du under Bestillinger → Venteliste. Mer i hjelpeartikkelen Slik fungerer ventelisten.