Slik setter du opp gruppetimer, kurs og workshoper med kapasitet

For gruppetimer velger du Faste timer (arrangementer). I denne modusen legger du ut timene selv, og hver av dem har sin egen kapasitet. Den andre modusen, Ledige tider ut fra åpningstid, er for én kunde per tidsluke, som hos frisør eller massasje.

Du bytter modus i Innstillinger → Åpningstider og timer under Hvordan kundene bestiller. Eksisterende bestillinger blir som de er; bare måten nye tilbys på, endres. Begge modusene finnes på alle planer.

Før du begynner, oppretter du det du tilbyr under Tjenester: «Yoga for nybegynnere», «Keramikk – kveldskurs». Tjenesten har navn, beskrivelse og standardpris; arrangementet har dato, klokkeslett og antall plasser.

Under Arrangementer klikker du på Nytt arrangement, velger tjeneste, dato, start- og sluttid og fyller inn Kapasitet. Sett status til Publisert, ellers tilbys ikke timen til kundene.

Kapasiteten bestemmes av den strengeste begrensningen:

• Plass. Tell hvor mange matter du får plass til med rom for å bevege seg mellom dem, ikke hvor mange som får plass stående.
• Utstyr. Åtte dreieskiver betyr åtte plasser, selv om det er plass til tolv i verkstedet.
• Instruktøren. På en nybegynnertime vil du ha tid til å korrigere alle.

Du kan øke eller senke kapasiteten senere, men ikke under antallet plasser som allerede er bestilt. En pris på arrangementet overstyrer standardprisen for tjenesten, så en enkeltstående workshop kan koste mer enn en vanlig time.

Antall arrangementer per måned avhenger av planen: Free 10, Starter 50, Professional og høyere ubegrenset. Et studio med to timer i uken klarer seg med Free; med tre gjør det ikke det. Gjeldende planer finner du på prissiden.

En fast time legger du ikke ut én gang om gangen. Når du oppretter arrangementet, velger du Gjentakelse (Daglig, Ukentlig, Annenhver uke, Månedlig) og Slutt gjentakelse, og Resovu oppretter hele serien.

Eksempel: yoga hver mandag og onsdag kl. 18.00, kapasitet 14. Opprett to serier, «Ukentlig» fra en mandag og «Ukentlig» fra en onsdag, begge med slutt om tre måneder. En serie opprettes for maks 3 måneder fra første dato; neste kvartal legger du til senere.

Hver enkelt time i en serie kan redigeres eller avlyses for seg, for eksempel når instruktøren er syk eller det er helligdag.

Ikke bland dette sammen med Gjentakende (Professional-planen og høyere). Den seksjonen er for faste kunder på enkelttimer: en fysioterapeut som har Ole Hansen hver tirsdag kl. 7.30, oppretter der en serie bestillinger i hans navn. Se hjelpeartikkelen Faste, gjentakende timer for en stamkunde.

Når en forelder kommer med to barn, eller tre venninner bestiller sammen, skal de ikke måtte fylle ut tre skjemaer. Slå på Gruppebestillinger i Innstillinger → Bestilling (Starter-planen og høyere), så velger kunden antall plasser med +/−-knappene.

Automatiske rabatter bygger på dette. I Innstillinger → Bestilling → Avansert konfigurasjon → Rabattregler kan du for eksempel sette 10 % fra tre plasser. Tre plasser til 20 € koster da 54 € i stedet for 60 €, uten at noen må taste inn en kode.

Early bird settes på tjenesten, i kortet Pris etter bestillingstidspunkt, og gjelder alle timene for den. Eksempel: en helgeworkshop til 60 €, 15 % rabatt ved bestilling minst 14 dager før, altså 51 €. Folk melder seg på tidligere, og du vet i god tid om workshopen blir full. Last minute fungerer motsatt: senk prisen mindre enn 24 timer før start og selg de siste plassene.

Tilby enkelttime og hele kurset som to tjenester med hver sin pris. Resovu har ikke klippekort eller timekort som teller ned besøk.

På bestillingssiden din ser de timene du har lagt ut med antall ledige plasser, velger en time og eventuelt antall plasser, fyller inn kontaktopplysninger og velger hvordan de vil betale. Bare metodene du har slått på i Innstillinger → Betalingsmetoder, tilbys:

• Kontant på stedet – bestillingen bekreftes med en gang.
• Bankoverføring (QR-betaling) – kunden skanner en QR-kode med beløp og betalingsreferanse. Med Krev betaling på forhånd holdes plassen bare av til en frist du setter; deretter frigis en ubetalt bestilling til noen andre.
• Kort på nett (Stripe) – kunden betaler ved bestilling. Du betaler Stripes faktiske gebyr pluss Resovu-gebyret for planen din: Free 1 %, Starter 0,5 %, Professional 0,3 %, Business 0,2 %, Enterprise 0 %.

For workshoper der du kjøper inn materialer på forhånd, gir forhåndsbetaling mening: materialene er betalt selv om noen faller fra, og avbestillingsvilkårene dine avgjør hvor mye av pengene du beholder.

Etter bestillingen får kunden en bekreftelse (med kalenderfil hvis Kalender (ICS-vedlegg) er slått på) og en påminnelse 24 timer før timen. Fra Starter-planen kan du legge til SMS. Hva som sendes, står i Hvilke automatiske meldinger kundene får, og hvordan du setter dem opp.

En full time skjules på bestillingssiden din, med mindre du har venteliste slått på. Med den (Professional-planen og høyere, Innstillinger → Bestilling → Venteliste) melder kundene seg på den fulle timen, og når en plass blir ledig, holdes den av for førstemann i køen i 25 % av tiden som er igjen til start, maks 12 timer. Er det mindre enn 3 timer til timen, får alle som venter e-post samtidig.

Deltakerne melder seg av via lenken i bekreftelsen eller i påminnelsen de får 24 timer før, eller i kundeportalen. Din Avbestillingsfrist gjelder. De kan bytte til en annen time for samme tjeneste til samme pris hvis Kunden kan endre tidspunktet selv er slått på.

Belegget på hver time ser du under Arrangementer. Melder for få seg på, avlyser du timen med Avlys arrangement: alle bestillingene avbestilles, deltakerne får e-post (og SMS hvis du har koblet til SMS), og kortbetalinger refunderes i sin helhet.