Jakie automatyczne wiadomości dostają klienci i jak je ustawić

Automatycznie wychodzi pięć rodzajów wiadomości: potwierdzenie, przypomnienie e-mailem, przypomnienie SMS (gdy je włączysz), informacje o zmianach i prośba o opinię. Większość przełączników jest w jednym miejscu, w Ustawienia → Powiadomienia.

Gdy masz włączoną listę oczekujących (od planu Professional) albo sprzedajesz karty podarunkowe, klienci dostają też e-maile o zwolnionych miejscach i przypomnienia o wygasaniu karty. Pełną listę, łącznie z e-mailami dla noclegów, znajdziesz w artykule pomocy Jakie e-maile Resovu wysyła klientom automatycznie.

Kilka e-maili wychodzi zawsze i nie da się ich wyłączyć: potwierdzenie odstąpienia od umowy, prośba o zgodę opiekuna prawnego przy usługach dla osób niepełnoletnich i kod logowania do portalu klienta. Klienci dostaną je, nawet jeśli wyłączysz wszystkie przełączniki.

Przypomnienie e-mailem wychodzi przy każdej potwierdzonej rezerwacji 24 godziny przed jej rozpoczęciem, we wszystkich planach, także w Free. Ten czas jest stały, nie wybierzesz innego.

• Tylko potwierdzone rezerwacje. Rezerwacja, która czeka na Twoją akceptację albo na przelew, dostanie przypomnienie dopiero po potwierdzeniu.
• Późne rezerwacje go nie dostają. Kto dziś wieczorem rezerwuje wizytę na jutro rano, ma potwierdzenie świeżo w skrzynce, a drugi e-mail byłby tylko szumem.
• Przeniesione rezerwacje dostają nowe. Gdy Ty albo klient przeniesiecie wizytę, przypomnienie wyjdzie ponownie na nowy termin.
• Treść jest stała. Zawiera datę, godzinę, miejsce i link do zarządzania rezerwacją, w języku, w którym klient rezerwował.

E-mail przychodzi z adresu Resovu, a jako nadawca widnieje nazwa Twojej firmy. Odpowiedzi trafiają na e-mail z Ustawienia → Ogólne, więc upewnij się, że to skrzynka, którą ktoś naprawdę czyta.

SMS opłaca się tam, gdzie nieodbyta wizyta kosztuje Cię więcej niż kilka wiadomości miesięcznie: przy długich zabiegach, pierwszych wizytach i u klientów, którzy rzadko otwierają e-maile. Włączysz je w Ustawienia → Przypomnienia SMS, od planu Starter.

Wychodzą przez Twoje własne konto BulkGate lub seven.io. Płacisz dostawcy według jego cennika, Resovu nic nie dolicza. Przy 200 rezerwacjach miesięcznie i uzupełnionych numerach telefonów licz się z co najmniej 200 SMS. Wiadomości wychodzą bez polskich znaków, więc jeden SMS mieści 160 znaków; dłuższy szablon z linkiem może zająć dwa.

Jak wybrać czas wysyłki

Czas wysyłki to jedna liczba od 1 do 72 godzin i dotyczy wszystkich rezerwacji. Policz, kiedy wiadomość dotrze przy typowej wizycie:

• 20 godzin: wizyta o 9:00 dostaje SMS dzień wcześniej o 13:00, wizyta o 18:00 – o 22:00. Późny wieczór nie każdemu odpowiada.
• 3 godziny: działa jako przypomnienie „masz dziś wizytę” obok e-maila z poprzedniego dnia, ale wizyta o 8:00 dostanie SMS o 5:00.
• 48 godzin: klient ma czas przenieść wizytę, a Ty zdążysz sprzedać termin komuś innemu. Sprawdza się, jeśli masz długi termin anulowania.

Rozsądny punkt wyjścia dla salonu z wizytami przez cały dzień: e-mail 24 godziny wcześniej i SMS 48 godzin wcześniej. Dwie wiadomości w różne dni, obie z linkiem do anulowania lub zmiany terminu.

Szablon SMS edytujesz za pomocą zmiennych {customerName}, {date}, {time} i {link}. Nazwę firmy wpisz w samej treści: na przykład w Czechach operatorzy zastępują niezarejestrowaną nazwę nadawcy ogólną i klient nie wiedziałby, kto do niego pisze.

Licznik pod szablonem pokazuje, czy wiadomość zmieści się w jednym SMS razem z linkiem. Krótki przykład:

Salon Lucy: {customerName}, przypominamy o wizycie {date} o {time}. Zmiana lub anulowanie: {link}

Zostaw link w treści. Klient, który nie może przyjść, przeniesie lub anuluje wizytę prosto z telefonu, a Ty masz czas zaproponować termin komuś innemu. Bez linku raczej zadzwoni w niewygodnej chwili albo w ogóle się nie odezwie.

Potwierdzenie wychodzi zaraz po rezerwacji i to jedyny e-mail do klientów, którego treść możesz napisać sam. W Ustawienia → Szablon e-mail dopisz, czego ludzie potrzebują przed wizytą: gdzie zaparkować, co zabrać, żeby przyszli pięć minut wcześniej. Włącz Kalendarz (załącznik ICS) w Ustawienia → Powiadomienia, a klienci zapiszą wizytę w kalendarzu jednym dotknięciem.

Informacje o anulowaniu, przeniesieniu i zwrocie pieniędzy wychodzą zawsze, niezależnie od tego, kto wprowadził zmianę. Jeśli masz podłączone SMS i sam anulujesz lub przenosisz rezerwację, klienci z numerem telefonu dostaną też SMS.

Klienci mogą sami anulować lub przenieść wizytę przez link w potwierdzeniu albo przypomnieniu, a także w portalu klienta. Anulowanie zależy od ustawień Zezwól na anulowanie rezerwacji i Termin anulowania, przeniesienie od ustawienia Klient może sam zmienić termin (wszystko w Ustawienia → Rezerwacje → Zasady anulowania). Przenieść można tylko na termin w tej samej cenie i tylko do upływu terminu anulowania. O każdej zmianie dostaniesz e-mail, jeśli w Ustawienia → Powiadomienia masz włączone Powiadomienie o anulowaniu.

Zrób jako klient testową rezerwację co najmniej 25 godzin naprzód, z własnym e-mailem i telefonem. Potwierdzenie powinno przyjść w ciągu minuty, przypomnienie następnego dnia, a SMS o godzinie, którą ustawiłeś.

• SMS sprawdzisz od razu przyciskiem Wyślij testowy SMS w Ustawienia → Przypomnienia SMS.
• W szczegółach rezerwacji widać status SMS: wysłany, nieudany lub pominięty (na przykład gdy brakuje numeru telefonu).
• Jeśli e-mail nie dotarł, sprawdź spam i adres. Pozostałe przyczyny opisuje artykuł pomocy Dlaczego klient nie dostał e-maila z potwierdzeniem.

Potem anuluj testową rezerwację przez link w jej potwierdzeniu. „Klient” dostanie e-mail o anulowaniu, a Ty Powiadomienie o anulowaniu, więc sprawdzisz jedno i drugie.

Przypomnienia to tylko jeden ze sposobów na mniej nieodbytych wizyt. Zaliczki, opłaty za anulowanie i listę oczekujących opisuje artykuł Jak ograniczyć nieobecności klientów.