Jak ustawić zajęcia grupowe, kursy i warsztaty z limitem miejsc

Dla zajęć wybierz Stałe terminy (wydarzenia). W tym trybie sam wystawiasz terminy, a każdy ma własną pojemność. Drugi tryb, Wolne godziny według godzin otwarcia, jest dla jednego klienta w danym czasie, na przykład u fryzjera czy na masażu.

Tryb zmienisz w Ustawienia → Godziny otwarcia i terminy w sekcji Jak klienci rezerwują. Istniejące rezerwacje zostają bez zmian; zmienia się tylko sposób, w jaki oferowane są nowe. Oba tryby są w każdym planie.

Zanim zaczniesz, utwórz w sekcji Usługi to, co oferujesz: „Joga dla początkujących”, „Ceramika – kurs wieczorny”. Usługa ma nazwę, opis i domyślną cenę, a wydarzenie datę, godzinę i liczbę miejsc.

W sekcji Wydarzenia kliknij Nowe wydarzenie, wybierz usługę, datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia i uzupełnij Pojemność. Ustaw status na Opublikowane, inaczej termin nie będzie oferowany klientom.

Pojemność wyznacza najostrzejszy limit:

• Przestrzeń. Policz, ile mat rozłożysz tak, żeby między nimi było miejsce na ruch, a nie ile osób zmieściłoby się na stojąco.
• Sprzęt. Osiem kół garncarskich to osiem miejsc, nawet jeśli w pracowni zmieści się dwanaście osób.
• Prowadzący. Na zajęciach dla początkujących chcesz mieć czas, żeby poprawić każdego.

Pojemność możesz później zwiększyć lub zmniejszyć, ale nie poniżej liczby już zarezerwowanych miejsc. Cena przy wydarzeniu ma pierwszeństwo przed domyślną ceną usługi, więc jednorazowy warsztat może kosztować więcej niż zwykłe zajęcia.

Liczba wydarzeń w miesiącu zależy od planu: Free 10, Starter 50, od planu Professional bez limitu. Studio z dwoma zajęciami w tygodniu zmieści się w Free, z trzema już nie. Aktualne plany znajdziesz w cenniku.

Stałych zajęć nie wystawiasz termin po terminie. Przy tworzeniu wydarzenia wybierz Powtarzanie (Codziennie, Co tydzień, Co dwa tygodnie, Co miesiąc) i Koniec powtarzania, a Resovu utworzy całą serię.

Przykład: joga w każdy poniedziałek i środę o 18:00, pojemność 14. Utwórz dwie serie, „Co tydzień” od poniedziałku i „Co tydzień” od środy, obie kończące się za trzy miesiące. Seria jest tworzona maksymalnie na 3 miesiące od pierwszego terminu; kolejny kwartał dodasz później.

Każdy pojedynczy termin z serii możesz edytować lub odwołać osobno, na przykład gdy prowadzący zachoruje albo wypada święto.

Nie myl tego z sekcją Cykliczne (od planu Professional). Jest ona dla stałych klientów na wizytach indywidualnych: fizjoterapeuta, do którego pan Kowalski przychodzi w każdy wtorek o 7:30, tworzy tam serię rezerwacji na jego nazwisko. Zobacz artykuł pomocy Jak ustawić cykliczne wizyty dla stałego klienta.

Gdy rodzic przychodzi z dwójką dzieci albo trzy koleżanki zapisują się razem, nie powinni wypełniać trzech formularzy. Włącz Rezerwacje grupowe w Ustawienia → Rezerwacje (od planu Starter), a klienci wybiorą liczbę miejsc przyciskami +/−.

Na tym opierają się automatyczne rabaty. W Ustawienia → Rezerwacje → Zaawansowana konfiguracja → Reguły rabatowe ustawisz na przykład 10 % od trzech miejsc. Trzy miejsca po 20 € kosztują wtedy 54 € zamiast 60 €, bez wpisywania kodu.

Early bird ustawiasz przy usłudze, na karcie Cena zależna od terminu rezerwacji, i dotyczy on wszystkich jej terminów. Przykład: weekendowy warsztat za 60 €, 15 % taniej przy rezerwacji co najmniej 14 dni wcześniej, czyli 51 €. Ludzie zapisują się wcześniej, a Ty z wyprzedzeniem wiesz, czy warsztat się zapełni. Last minute działa odwrotnie: na mniej niż 24 godziny przed rozpoczęciem obniżasz cenę i sprzedajesz ostatnie miejsca.

Pojedyncze wejście i cały kurs zaoferuj jako dwie usługi z własnymi cenami. Resovu nie prowadzi karnetów ani kart wejść, które odliczałyby wizyty.

Na Twojej stronie rezerwacji widzą wystawione terminy z liczbą wolnych miejsc, wybierają termin i, jeśli to dozwolone, liczbę miejsc, wpisują dane kontaktowe i wybierają sposób płatności. Oferowane są tylko metody włączone w Ustawienia → Metody płatności:

• Gotówka na miejscu – rezerwacja jest potwierdzona od razu.
• Przelew bankowy (płatność QR) – klient skanuje kod QR z kwotą i tytułem przelewu. Jeśli włączysz Wymagaj płatności z góry, miejsce jest trzymane tylko do ustawionego przez Ciebie terminu, a potem nieopłacona rezerwacja zwalnia się dla kogoś innego.
• Karta online (Stripe) – klient płaci przy rezerwacji. Płacisz rzeczywistą opłatę Stripe oraz opłatę Resovu według planu: Free 1 %, Starter 0,5 %, Professional 0,3 %, Business 0,2 %, Enterprise 0 %.

Przy warsztatach, na które kupujesz materiały z wyprzedzeniem, przedpłata ma sens: materiały są opłacone, nawet jeśli ktoś zrezygnuje, a o tym, ile pieniędzy zatrzymasz, decydują Twoje zasady anulowania.

Po rezerwacji klient dostaje potwierdzenie (z plikiem kalendarza, jeśli włączony jest Kalendarz (załącznik ICS)) i przypomnienie 24 godziny przed zajęciami. Od planu Starter możesz dodać SMS. Co dokładnie wychodzi, opisuje artykuł Jakie automatyczne wiadomości dostają klienci.

Pełne zajęcia znikają z Twojej strony rezerwacji, chyba że masz włączoną listę oczekujących. Z nią (od planu Professional, Ustawienia → Rezerwacje → Lista oczekujących) klienci zapisują się na pełne zajęcia, a gdy zwolni się miejsce, pierwsza osoba w kolejce ma je zarezerwowane przez 25 % czasu pozostałego do rozpoczęcia, najwyżej 12 godzin. Na mniej niż 3 godziny przed zajęciami e-mail dostają wszyscy oczekujący naraz.

Uczestnicy rezygnują przez link w potwierdzeniu lub w przypomnieniu, które dostają 24 godziny wcześniej, albo w portalu klienta. Obowiązuje Twój Termin anulowania. Mogą przenieść się na inny termin tej samej usługi w tej samej cenie, jeśli włączone jest Klient może sam zmienić termin.

Obłożenie każdego terminu widzisz w Wydarzeniach. Jeśli zapisze się za mało osób, odwołaj termin przyciskiem Anuluj wydarzenie: wszystkie jego rezerwacje zostaną anulowane, uczestnicy dostaną e-mail (i SMS, jeśli masz podłączone SMS), a płatności kartą zostaną zwrócone w całości.