Jak wybrać system rezerwacji dla małej firmy

Zacznij od opisu na pół strony, jak dziś pracujesz. Bez niego każdy system wygląda dobrze, bo porównujesz funkcje zamiast własnych potrzeb.

• Co rezerwują klienci: wizytę u konkretnej osoby, miejsce na zajęciach, kurs z kilkoma spotkaniami albo pobyt.
• Zespół: ile osób przyjmuje rezerwacje i czy każda ma własne godziny i usługi.
• Liczba rezerwacji: mniej więcej ile miesięcznie i w których miesiącach jest szczyt.
• Pieniądze: czy chcesz płatności przy rezerwacji, zaliczki czy płatności na miejscu; kartą, przelewem czy gotówką.
• Skąd przychodzą klienci: Twoja strona, Instagram, Google, telefon.
• Języki: czy masz klientów z zagranicy, którzy potrzebują e-maili w swoim języku.

Przykład: salon kosmetyczny z trzema osobami, około 250 rezerwacji miesięcznie, głównie stali klienci, strona na WordPressie i latem kilku turystów. Już ten opis wyklucza systemy rozliczane za każdą rezerwację przy dużej liczbie rezerwacji oraz systemy tylko w jednym języku.

Każde kryterium sprawdź w wersji próbnej na swoich prawdziwych danych. Funkcja, której nie wypróbowałeś w praktyce, się nie liczy.

Oceń każdy wiersz w skali 1–3. System z oceną 3 w tym, co robisz codziennie, wygrywa z takim, który ma więcej funkcji używanych dwa razy w roku.

Porównuj pełny miesięczny koszt, a nie cenę subskrypcji. Składają się na niego cztery pozycje: subskrypcja, ewentualna prowizja od rezerwacji, opłaty od płatności kartą i koszt SMS.

Przykład: 200 rezerwacji miesięcznie średnio po 40 €, połowa opłacona kartą online. To 4 000 € w płatnościach kartą. W Resovu w planie Starter opłata Resovu od płatności kartą wynosi 0,5 %, czyli 20 €, plus rzeczywista opłata Stripe i subskrypcja według cennika. Przelewy bankowe i gotówka nie mają opłaty Resovu, a od rezerwacji nie ma prowizji. Dla porównania: gdyby system brał 2 % prowizji od każdej rezerwacji, ten sam miesiąc kosztowałby 160 € samych prowizji.

Sprawdź też limity. Tani plan, który po osiągnięciu miesięcznego limitu przestaje przyjmować rezerwacje, może Cię kosztować więcej w utraconych klientach niż wyższy plan. W Resovu Free pozwala na 45 rezerwacji miesięcznie, Starter na 300, a Professional na 1 000; Business i Enterprise nie mają limitu. Co zawiera który plan, znajdziesz w porównaniu planów.

Daj wersji próbnej jeden tydzień roboczy i używaj jej w prawdziwych sytuacjach, nie na danych demo. Tydzień wystarczy, żeby odkryć, co będzie Cię irytować.

1. Dzień 1: wpisz dane firmy, godziny otwarcia, dwie lub trzy prawdziwe usługi i jednego współpracownika.
2. Dzień 2: zarezerwuj jako klient na telefonie, z innym adresem e-mail niż Twój, i przeczytaj każdy e-mail, który przyjdzie.
3. Dzień 3: przełóż tę rezerwację od strony klienta, potem ją anuluj i sprawdź zwrot pieniędzy.
4. Dzień 4: umieść formularz rezerwacji na swojej stronie albo wyślij link dwóm stałym klientom i zapytaj, co ich zdezorientowało.
5. Dzień 5: wyeksportuj klientów i rezerwacje i sprawdź, jak przeszedłbyś na niższy plan albo zrezygnował.

Zapisz, ile trwała konfiguracja i gdzie musiałeś szukać pomocy. Jeśli Ty miałeś problem z podstawami, Twoi współpracownicy też go będą mieć.

Zrezygnuj, jeśli nie możesz wydostać swoich danych albo nie jesteś w stanie ustalić pełnego miesięcznego kosztu. Jedno i drugie sprawia, że późniejsze odejście będzie drogie, gdy już będziesz zależny od systemu.

• Brak eksportu. Jeśli klientów i rezerwacji nie da się pobrać jako pliku, późniejsza zmiana oznacza przepisywanie ich ręcznie.
• Niejasne opłaty. Prowizja od rezerwacji albo opłata za płatność, o której dowiadujesz się dopiero z pierwszej faktury.
• Długa umowa. Plan roczny powinien być rabatem, który wybierasz, a nie jedyną opcją.
• Niejasne zasady przetwarzania danych. Jesteś administratorem danych swoich klientów, więc musisz wiedzieć, gdzie są hostowane, jak długo są przechowywane i jak na żądanie usunąć dane jednego klienta.
• Nie da się przetestować samodzielnie. Jeśli przed wypróbowaniem czegokolwiek potrzebna jest rozmowa z handlowcem, nie dowiesz się, jak system działa w ruchliwy piątek.

Resovu pasuje do małych firm usługowych i obiektów noclegowych, które chcą własnej strony rezerwacji, płatności bez prowizji od rezerwacji i e-maili do klientów w kilku językach. Strona rezerwacji, e-maile i portal klienta działają w dziewięciu językach, a dane są hostowane w UE (Frankfurt).

Możesz go wypróbować za darmo: każde nowe konto dostaje 14 dni planu Professional, bez karty. Potem konto przechodzi na plan Free, który pozostaje darmowy w swoich limitach, chyba że wykupisz subskrypcję. Klientów i rezerwacje można eksportować do CSV od planu Starter, a przejście na niższy plan lub rezygnacja działa od końca opłaconego okresu.

Resovu nie ma aplikacji mobilnej ani katalogu firm dla klientów: działa w przeglądarce, także na telefonie, a klienci trafiają przez Twój własny link, stronę lub profil w Google. Jeśli zależy Ci głównie na katalogu, który przyprowadzi nowych klientów, rozważ to w pierwszej kolejności. Czym różnią się plany Resovu, znajdziesz na stronie z porównaniem.