Jak przejść z papierowego kalendarza na rezerwacje online

Kalendarz prawie nic nie kosztuje przy zakupie, ale codziennie kosztuje Cię czas. Każda rezerwacja to telefon albo wymiana wiadomości, każda zmiana to skreślanie i przepisywanie, a kalendarz leży w jednym miejscu.

Prosty rachunek: 25 rezerwacji tygodniowo, każda ustalana przez około 3 minuty rozmów i wiadomości, to 75 minut tygodniowo. Do tego nieodebrane połączenia, gdy jesteś akurat przy kliencie – część dzwoniących po prostu próbuje w kolejnym salonie.

• Rezerwacje tylko w godzinach otwarcia. Klienci, którzy przypomną sobie o Tobie wieczorem, muszą pamiętać, żeby zadzwonić jutro.
• Podwójne rezerwacje. Dwie osoby piszą w tym samym kalendarzu albo szybka notatka w telefonie nigdy nie trafia na papier.
• Brak przypomnień. Przypominasz klientom ręcznie albo wcale.
• Brak przeglądu. Ile wizyt było w zeszłym miesiącu, która usługa sprzedaje się najlepiej, kto nie był u Ciebie od pół roku – tego kalendarz Ci nie powie.

Każda z tych rzeczy jest drobna. Razem oznaczają odpisywanie na wiadomości wieczorami i kilka pustych terminów co tydzień.

Klienci widzą Twoje wolne terminy i rezerwują sami, o każdej porze. Rezerwacje telefoniczne zostają, tylko trafiają teraz do tego samego kalendarza.

W Resovu strona rezerwacji, potwierdzenia i przypomnienia e-mail, portal klienta oraz płatność przelewem z kodem QR są dostępne w planie Free. Przypomnienia SMS i synchronizacja z Kalendarzem Google są od planu Starter, własna domena od planu Professional. Aktualne plany znajdziesz w cenniku.

Zacznij od tego, co klienci rezerwują i kiedy pracujesz. Reszta może poczekać.

1. Uzupełnij dane firmy i wybierz, jak klienci rezerwują: wolne terminy według godzin otwarcia (wizyty) lub stałe zajęcia.
2. Dodaj usługi z czasem trwania i ceną. Pięć dobrze nazwanych usług jest lepsze niż dwadzieścia wariantów.
3. Ustaw godziny otwarcia z przerwami oraz minimalne wyprzedzenie, żeby nikt nie rezerwował 20 minut przed terminem.
4. Jeśli masz zespół, dodaj każdą osobę, zaznacz usługi, które wykonuje, i ustaw jej godziny.

Nowe konta dostają 14 dni planu Professional, więc możesz wypróbować wszystko, zanim zdecydujesz, jakiego planu potrzebujesz. Potem konto przechodzi na Free, chyba że wykupisz subskrypcję.

Przykład krótkiej listy usług dla salonu fryzjerskiego: Strzyżenie damskie z modelowaniem (60 min), Strzyżenie męskie (30 min), Koloryzacja ze strzyżeniem (120 min), Pasemka ze strzyżeniem (150 min), Modelowanie (30 min). Klienci wybierają z pięciu jasnych opcji, a po koloryzacji ustawiasz przerwę, jeśli potrzebujesz czasu na sprzątanie.

W okresie próbnym przejdź rezerwację jako klient: otwórz stronę rezerwacji w telefonie, wybierz usługę i godzinę i sprawdź, co przychodzi e-mailem.

Przepisz tylko rezerwacje od dziś. Minione wizyty zostają w kalendarzu; nowy system zaczyna zbierać historię od pierwszego dnia.

Każdą przyszłą rezerwację wpisz przez Nowa rezerwacja. Klienta bez e-maila możesz zapisać z samym numerem telefonu. Zdecyduj, czy zaznaczyć Wyślij klientowi potwierdzenie e-mailem: to dobry sposób, żeby poinformować stałych klientów o zmianie, ale wysyłaj je tylko tam, gdzie adres e-mail jest poprawny.

Przykład: 40 przyszłych rezerwacji po około minucie każda to mniej niż godzina pracy. Klienci tworzą się automatycznie razem z rezerwacjami; import listy klientów z pliku nie jest obecnie dostępny.

Od teraz wpisuj nowe rezerwacje telefoniczne od razu do Resovu, nie do papierowego kalendarza. Dwa miejsca na jeden grafik to prosta droga do podwójnych rezerwacji.

Jeśli masz zespół, podzielcie się pracą: każdy przepisuje swoją kolumnę z kalendarza i sprawdza, czy godziny zgadzają się z jego godzinami pracy w Resovu.

Stałym klientom, którzy przychodzą mniej więcej co cztery tygodnie, wpisz przynajmniej najbliższą wizytę. Kolejną mogą już zarezerwować online sami.

Klienci korzystają z rezerwacji online, gdy znajdują link tam, gdzie już Cię szukają.

• Profil Firmy w Google: wklej link w sekcji Linki do rezerwacji albo dodaj przycisk Zarezerwuj.
• Instagram i Facebook: link w bio i krótki post ze zrzutem ekranu strony rezerwacji.
• Strona WWW: osadź formularz rezerwacji albo przycisk Zarezerwuj.
• Przy ladzie: wydrukowany kod QR przy kasie, żeby klienci rezerwowali kolejną wizytę, płacąc za obecną.
• Poczta głosowa i podpis e-mail: jedno zdanie z linkiem.

Rezerwacje telefoniczne nadal są mile widziane. Starsi klienci często jeszcze przez jakiś czas dzwonią i to w porządku – wpisujesz je sam.

Wiadomość do stałych klientów może być tak prosta:

Od teraz możesz zarezerwować u nas wizytę online o każdej porze, także wieczorem: [link]. Potwierdzenie, a dzień przed wizytą przypomnienie, dostaniesz e-mailem. Dzwonić możesz tak jak dotąd.

Po trzech tygodniach wpisywania wszystkiego do jednego kalendarza papierowy zeszyt staje się już tylko kopią zapasową. Odłóż go do szuflady i zobacz, co przyniosły pierwsze tygodnie.

• Ile rezerwacji przyszło online i o jakich porach? Rezerwacje poza godzinami otwarcia to te, które papierowy kalendarz by przegapił.
• Czy przypomnienia wyszły? Potwierdzona rezerwacja z adresem e-mail, zrobiona ponad 24 godziny wcześniej, dostaje przypomnienie 24 godziny przed rozpoczęciem.
• Czy ktoś sam przełożył wizytę? Jeśli na to pozwalasz, klienci wybierają inny termin do upływu Twojego terminu anulowania.

Potem dostosuj: dłuższe minimalne wyprzedzenie, przerwa między klientami albo przypomnienia SMS dla klientów, którzy rzadko czytają e-maile.

Daj sobie więcej niż miesiąc. Niektórzy stali klienci muszą trafić na link kilka razy, zanim zarezerwują online zamiast dzwonić, a niektórzy będą dzwonić dalej – to w porządku, ich rezerwacje i tak trafiają do tego samego kalendarza.