Co zákazníkům přinese zákaznický portál a co si v něm vyřeší sami

Přes tlačítko Zákaznický portál vpravo nahoře na vaší rezervační stránce (na telefonu je vidět jen ikona postavy), nebo přímo na adrese resovu.com/váš-identifikátor/account. Zadá e-mail, na který u vás rezervoval, a opíše šestimístný kód, který mu přijde. Heslo nepotřebuje a kód platí 10 minut.

Registrovat se předem nemusí. Účet vzniká s první rezervací, takže se přihlásí každý, kdo u vás už rezervaci má. Kdo zatím nerezervoval, přihlásit se nemůže. Portál je obyčejná webová stránka: zákazník nic neinstaluje a na telefonu ho používá stejně jako na počítači. Horní lišta s tlačítkem není součástí rezervačního formuláře vloženého na váš web, tam proto odkaz na portál doplňte sami.

Portál je součástí všech plánů včetně Free a nic nezapínáte. Nahoře je logo, název a barva vašeho podniku z Nastavení → Vzhled, takže zákazník ví, že je pořád „u vás“.

Šest částí. Které z nich mají obsah, záleží na tom, co používáte: bez věrnostního programu zůstane Věrnost prázdná.

Faktury Resovu zákazníkům e-mailem neposílá, najdou je právě v portálu. Pokud fakturujete, řekněte to zákazníkům třeba v potvrzovacím e-mailu.

Požádat o fakturu jde jen u zaplacené a nezrušené rezervace s cenou vyšší než nula. Fakturační údaje si zákazník může uložit předem v Osobních údajích a při žádosti se mu předvyplní. Tlačítko Rezervovat znovu u proběhlé rezervace otevře rezervační stránku s toutéž službou, takže stálý klient se objedná na další termín za pár vteřin.

Hlavně ty opakované a krátké, které vás vytrhnou od práce. Typické dotazy a co s nimi zákazník udělá sám:

• „Na kdy jsem vlastně objednaná?“ Vidí to v Rezervacích a jedním klepnutím si termín uloží do kalendáře.
• „Můžu přijít ve čtvrtek místo v úterý?“ Klikne na Vybrat jiný termín a vybere čas se stejnou cenou, nejpozději do vaší storno lhůty.
• „Potřebuju fakturu na firmu.“ U zaplacené rezervace klikne na Požádat o fakturu a vyplní firmu, IČO, DIČ a adresu. Vám přijde e-mail a fakturu vystavíte z rezervace s předvyplněným odběratelem.
• „Kolik mám bodů?“ „Jaký byl kód toho poukazu?“ Obojí najde ve Věrnosti a v Poukazech.
• „Změnilo se mi číslo.“ Opraví si ho v Osobních údajích, takže vám SMS připomínky dál chodí na správný telefon.

Příklad: při 150 rezervacích měsíčně a jedné změně termínu po telefonu na každých deset rezervací je to 15 hovorů. Po pěti minutách včetně hledání volného času máte zpátky přes hodinu měsíčně, a to bez faktur a dotazů na body.

Portál sám nic nepovoluje, řídí se vaším nastavením. Projděte čtyři místa:

• Nastavení → Rezervace → Storno podmínky: Povolit storno rezervací, Lhůta pro storno a Zákazník si může sám změnit termín. Bez nich zákazník v portálu rezervace jen vidí.
• Nastavení → Fakturace: Zákazníci mohou požádat o fakturu. Funguje ve všech plánech a když fakturujete v Resovu, je zapnuté automaticky. Když fakturujete jinde, údaje vám přijdou e-mailem.
• Věrnostní program: jak zákazníci získávají body a jakou dostanou odměnu. Přihlášený zákazník si ji pak uplatní při online rezervaci.
• Nastavení → Souhlasy: zda formulář ukáže Souhlas se zákaznickým účtem. Přihlásit se může i bez něj, políčko souhlas jen zaznamená už při rezervaci.

Co z toho máte k dispozici, závisí na plánu. Ve Free zákazník v portálu vidí a spravuje rezervace a své údaje a může požádat o fakturu. Kupóny, věrnostní body a faktury vystavené v Resovu přibudou od plánu Starter, dárkové poukazy od Professional. Přehled je v ceníku; nové účty mají 14 dní plánu Professional zdarma, takže si celý portál vyzkoušíte.

Přesun v portálu funguje u služeb a lekcí. U ubytování host termín pobytu sám nemění, jen po dohodě s vámi. Podrobnosti v nápovědě Můžou si zákazníci sami přesunout rezervaci.

Portál pomůže jen tehdy, když o něm zákazníci vědí. Sami ho většinou nehledají, takže jim ho ukažte tam, kde termín řeší:

• V potvrzovacím e-mailu. V Nastavení → Šablona e-mailu přidejte větu „Termín můžete přesunout nebo zrušit v zákaznickém portálu na naší rezervační stránce.“ Potvrzení je jediný zákaznický e-mail, jehož text píšete vy.
• Na recepci. QR kód na rezervační stránku stáhnete na Přehledu v průvodci nastavením (krok Sdílet odkaz). Stojánek na pultu s textem „Rezervace, přesun termínu a faktury“ odpoví na otázku dřív, než ji zákazník položí.
• Při telefonu. Když vám někdo volá kvůli přesunu, vyřiďte ho a na konci řekněte, že příště to zvládne sám v zákaznickém portálu.

Pro stálé klienty je největší lákadlo věrnostní program: v portálu vidí, kolik bodů jim chybí do odměny, a odměnu si po přihlášení uplatní rovnou při online rezervaci. Jak program nastavit, popisuje článek Věrnostní program.

Zákazník má své údaje pod kontrolou a vy je nemusíte přepisovat podle e-mailů. V Osobních údajích si opraví jméno a telefon a zapne nebo vypne marketingový souhlas. E-mail změnit nejde, slouží k přihlášení.

Kdy a jaký souhlas zákazník udělil, vidíte v detailu zákazníka v sekci Zákazníci. Když vás požádá o výpis nebo smazání údajů, vyřídíte to tam: Export dat (GDPR) a Výmaz dat (GDPR) může provést vlastník účtu. Postup je v nápovědě Zákazník chce smazat své údaje.

Víc o souhlasech v rezervačním formuláři a o tom, co po vás GDPR chce, najdete v článku GDPR pro salony.