Cómo elegir un sistema de reservas para un pequeño negocio

Empiece con media página que describa cómo trabaja hoy. Sin ella todos los sistemas parecen buenos, porque compara funciones en lugar de sus propias necesidades.

• Qué reservan los clientes: una cita con una persona concreta, una plaza en una clase, un curso de varias sesiones o una estancia.
• Equipo: cuántas personas atienden reservas y si cada una tiene sus propios horarios y servicios.
• Volumen: cuántas reservas al mes, más o menos, y en qué meses hay picos.
• Dinero: si quiere cobrar al reservar, pedir un depósito o cobrar en el local; con tarjeta, transferencia o efectivo.
• De dónde vienen los clientes: su web, Instagram, Google, teléfono.
• Idiomas: si tiene clientes extranjeros que necesitan los correos en su idioma.

Ejemplo: un salón de belleza con tres personas, unas 250 reservas al mes, sobre todo clientes habituales, una web en WordPress y algunos turistas en verano. Esa descripción ya descarta los sistemas que cobran por reserva con volúmenes altos y los que solo funcionan en un idioma.

Pruebe cada criterio durante la prueba con sus datos reales. Una función que no ha probado en la práctica no cuenta.

Puntúe cada fila de 1 a 3 para usted. Un sistema que saca un 3 en lo que hace a diario es mejor que otro con más funciones que usará dos veces al año.

Compare el coste mensual completo, no el precio de la suscripción. Lo forman cuatro partidas: la suscripción, la posible comisión por reserva, las comisiones de los pagos con tarjeta y el coste de los SMS.

Ejemplo: 200 reservas al mes de 40 € de media, la mitad pagadas con tarjeta online. Son 4000 € en pagos con tarjeta. En Resovu, con el plan Starter, la comisión de Resovu sobre los pagos con tarjeta es del 0,5 %, es decir, 20 €, más la comisión real de Stripe y la suscripción de la página de precios. Las transferencias y el efectivo no llevan comisión de Resovu, y no hay comisión por reserva. Como comparación: si un sistema cobrara un 2 % de comisión por cada reserva, ese mismo mes costaría 160 € solo en comisiones.

Revise también los límites. Un plan barato que deja de aceptar reservas al llegar a un límite mensual puede costarle más en clientes perdidos que un plan superior. En Resovu, Free permite 45 reservas al mes, Starter 300 y Professional 1000; Business y Enterprise no tienen límite. Qué incluye cada plan está en la comparación de planes.

Dedique a la prueba una semana laborable y úsela con situaciones reales, no con los datos de demostración. Una semana basta para descubrir qué le va a molestar.

1. Día 1: introduzca los datos del negocio, el horario, dos o tres servicios reales y un compañero.
2. Día 2: haga una reserva como cliente desde el móvil, con un correo distinto del suyo, y lea cada correo que llegue.
3. Día 3: cambie esa reserva desde el lado del cliente, después cancélela y compruebe el reembolso.
4. Día 4: ponga el formulario de reserva en su web o comparta el enlace con dos clientes habituales y pregúnteles qué les confundió.
5. Día 5: exporte clientes y reservas, y pruebe cómo bajaría de plan o daría de baja la cuenta.

Anote cuánto tardó la configuración y dónde tuvo que buscar ayuda. Si a usted le costó lo básico, a su equipo también le costará.

Descártelo si no puede sacar sus datos o no logra calcular el coste mensual completo. Ambas cosas encarecen la salida más adelante, cuando ya depende del sistema.

• Sin exportación. Si clientes y reservas no se pueden descargar en un archivo, cambiar más tarde significa volver a teclearlos.
• Comisiones poco claras. Una comisión por reserva o por pago que descubre solo con la primera factura.
• Contrato largo. Un plan anual debería ser un descuento que usted elige, no la única opción.
• Tratamiento de datos poco claro. Usted es el responsable de los datos de sus clientes, así que necesita saber dónde se alojan, cuánto tiempo se conservan y cómo borrar a un cliente si lo pide.
• No puede probarlo por su cuenta. Si necesita una llamada comercial antes de probar nada, no sabrá cómo funciona un viernes con mucho trabajo.

Resovu encaja en pequeños negocios de servicios y alquileres vacacionales que quieren su propia página de reservas, pagos sin comisión por reserva y correos a los clientes en varios idiomas. La página de reservas, los correos y el portal del cliente funcionan en nueve idiomas, y los datos se alojan en la UE (Fráncfort).

Puede probarlo gratis: cada cuenta nueva recibe 14 días del plan Professional, sin tarjeta. Después la cuenta pasa al plan Free, que sigue siendo gratuito con sus límites, salvo que se suscriba. Clientes y reservas se pueden exportar a CSV desde el plan Starter, y una bajada de plan o una baja surten efecto al final del periodo pagado.

Resovu no tiene app móvil ni marketplace de clientes: funciona en el navegador, también en el móvil, y los clientes llegan por su propio enlace, su web o su perfil de Google. Si lo que busca sobre todo es un marketplace que le traiga clientes nuevos, valore eso primero. En qué se diferencian los planes de Resovu está en la página de comparación.