Cómo pasar de la agenda de papel a las reservas online

Comprar una agenda no cuesta nada, pero cada día le cuesta tiempo. Cada reserva es una llamada o una conversación por mensajes, cada cambio supone tachar y volver a escribir, y la agenda está en un solo sitio.

Una cuenta sencilla: 25 reservas a la semana, cada una gestionada en unos 3 minutos de llamadas y mensajes, son 75 minutos semanales. Sume las llamadas que pierde mientras atiende a un cliente: algunas de esas personas simplemente prueban en la peluquería de al lado.

• Reservas solo en su horario. Quien piensa en usted por la noche tiene que acordarse de llamar al día siguiente.
• Reservas duplicadas. Dos personas escribiendo en la misma agenda, o una nota rápida en el móvil que nunca llega al papel.
• Sin recordatorios. Avisa a los clientes a mano, o no los avisa.
• Sin visión de conjunto. Cuántas visitas hubo el mes pasado, qué servicio se vende más, quién no ha vuelto en seis meses: la agenda no se lo dice.

Cada uno de estos puntos es pequeño. Sumados, significan contestar mensajes por la noche y unos cuantos huecos vacíos cada semana.

Los clientes ven sus horas libres y reservan solos, a cualquier hora del día. Usted sigue aceptando reservas por teléfono, solo que ahora van al mismo calendario.

En Resovu, la página de reservas, las confirmaciones y los recordatorios por correo, el portal del cliente y el pago por transferencia bancaria con código QR están incluidos en el plan Free. Los recordatorios SMS y la sincronización con Google Calendar empiezan en el plan Starter, y el dominio propio en Professional. Consulte la página de precios para ver los planes actuales.

Empiece por lo que reservan los clientes y por cuándo trabaja. Todo lo demás puede esperar.

1. Rellene los datos de su negocio y elija cómo reservan los clientes: horas libres según su horario de apertura (citas) o sesiones fijas (clases).
2. Añada sus servicios con duración y precio. Cinco servicios con nombres claros funcionan mejor que veinte variantes.
3. Defina el horario con pausas y una antelación mínima, para que nadie reserve 20 minutos antes de la cita.
4. Si tiene equipo, añada a cada persona, marque los servicios que ofrece y fije su horario.

Las cuentas nuevas reciben 14 días del plan Professional, así que puede probarlo todo antes de decidir qué plan necesita. Después, la cuenta pasa a Free salvo que se suscriba.

Ejemplo de lista breve de servicios para una peluquería: Corte y peinado mujer (60 min), Corte hombre (30 min), Color con corte (120 min), Mechas con corte (150 min), Peinado (30 min). Los clientes eligen entre cinco opciones claras, y usted puede añadir una pausa después de los servicios de color si necesita tiempo para recoger.

Durante la prueba, haga una reserva como si fuera un cliente: abra la página de reservas en el móvil, elija un servicio y una hora, y compruebe qué le llega por correo.

Copie solo las reservas a partir de hoy. Las visitas pasadas se quedan en la agenda; el nuevo sistema empieza a reunir historial desde el primer día.

Introduzca cada reserva futura con Nueva reserva. Un cliente sin correo electrónico se puede guardar solo con el teléfono. Decida si marca Enviar confirmación al cliente por correo: es una buena forma de contar el cambio a los clientes habituales, pero envíela solo cuando la dirección de correo sea correcta.

Ejemplo: 40 reservas futuras a un minuto cada una son menos de una hora de trabajo. Los clientes se crean automáticamente con sus reservas; de momento no se puede importar una lista de clientes desde un archivo.

A partir de ahora, apunte las nuevas reservas telefónicas directamente en Resovu, no en la agenda. Dos sitios para el mismo calendario es la receta de las reservas duplicadas.

Si tiene equipo, repártanse el trabajo: cada persona copia su propia columna de la agenda y comprueba que las horas coinciden con su horario en Resovu.

A los clientes habituales que vienen más o menos cada cuatro semanas, apúnteles al menos la próxima cita. La siguiente ya pueden reservarla ellos online.

Los clientes usan las reservas online cuando encuentran el enlace donde ya le buscan.

• Perfil de Empresa de Google: pegue su enlace de reservas en Enlaces de reserva o añada un botón Reservar.
• Instagram y Facebook: el enlace en la biografía y una publicación breve con una captura de la página de reservas.
• Sitio web: inserte el formulario de reserva o un botón Reservar ahora.
• En el mostrador: un código QR impreso junto a la caja, para que los clientes reserven la próxima visita mientras pagan.
• Buzón de voz y firma de correo: una frase con el enlace.

Las reservas por teléfono siguen siendo bienvenidas. Los clientes mayores suelen seguir llamando durante un tiempo, y no pasa nada: las introduce usted.

Un mensaje a los clientes habituales puede ser así de sencillo:

A partir de ahora puede reservar con nosotros online cuando quiera, también por la noche: [enlace]. Recibirá una confirmación y, el día anterior, un recordatorio por correo. Llamarnos sigue funcionando como siempre.

Tras tres semanas apuntándolo todo en un solo calendario, la agenda se ha convertido en una copia de seguridad. Guárdela en un cajón y fíjese en lo que han dado las primeras semanas.

• ¿Cuántas reservas llegaron online y a qué horas? Las reservas fuera del horario de apertura son las que la agenda habría perdido.
• ¿Salieron los recordatorios? Una reserva confirmada con dirección de correo, hecha con más de 24 horas de antelación, recibe un recordatorio 24 horas antes del inicio.
• ¿Alguien cambió su cita por su cuenta? Si lo permite, los clientes eligen otra hora dentro de su plazo de cancelación.

Después, ajuste: una antelación mínima mayor, una pausa entre clientes o recordatorios SMS para quienes casi no leen el correo.

Dele más de un mes. Algunos habituales necesitan ver el enlace varias veces antes de reservar online en lugar de llamar, y otros seguirán llamando; no pasa nada, sus reservas acaban igualmente en el mismo calendario.