Ako vybrať rezervačný systém pre malú prevádzku

Začnite polstranovým popisom toho, ako dnes pracujete. Bez neho vyzerá dobre každý systém, pretože porovnávate funkcie namiesto vlastných potrieb.

• Čo si zákazníci rezervujú: termín u konkrétneho človeka, miesto na lekcii, kurz s viacerými stretnutiami alebo pobyt.
• Tím: koľko ľudí prijíma rezervácie a či má každý vlastné hodiny a služby.
• Objem: zhruba koľko rezervácií mesačne a v ktorých mesiacoch je špička.
• Peniaze: chcete platbu pri rezervácii, zálohu alebo platbu na mieste; kartou, prevodom alebo v hotovosti.
• Odkiaľ zákazníci prichádzajú: váš web, Instagram, Google, telefón.
• Jazyky: máte zahraničných zákazníkov, ktorí potrebujú e-maily vo svojom jazyku.

Príklad: kozmetický salón s tromi ľuďmi, asi 250 rezervácií mesačne, prevažne stáli zákazníci, web na WordPresse a v lete pár turistov. Už tento popis vylučuje systémy, ktoré sa pri vyššom objeme platia za každú rezerváciu, a systémy len v jednom jazyku.

Každé kritérium otestujte v skúšobnej verzii na svojich skutočných dátach. Funkcia, ktorú ste v praxi neskúsili, sa nepočíta.

Každý riadok si ohodnoťte 1–3. Systém, ktorý má 3 pri tom, čo robíte každý deň, porazí systém s viacerými funkciami, ktoré využijete dvakrát do roka.

Porovnávajte celú mesačnú cenu, nie cenu predplatného. Tvoria ju štyri položky: predplatné, prípadná provízia z rezervácie, poplatky z platieb kartou a cena SMS.

Príklad: 200 rezervácií mesačne v priemere po 40 €, polovica zaplatená kartou online. To je 4 000 € v platbách kartou. V Resovu pri pláne Starter je poplatok Resovu z platieb kartou 0,5 %, teda 20 €, plus skutočný poplatok Stripe a predplatné podľa cenníka. Bankové prevody a hotovosť nemajú poplatok Resovu a z rezervácií sa neplatí žiadna provízia. Pre porovnanie: keby si systém bral províziu 2 % z každej rezervácie, ten istý mesiac by stál 160 € len na províziách.

Skontrolujte aj limity. Lacný plán, ktorý po mesačnom limite prestane prijímať rezervácie, vás môže stáť viac v stratených zákazníkoch ako vyšší plán. V Resovu Free dovoľuje 45 rezervácií mesačne, Starter 300 a Professional 1 000; Business a Enterprise limit nemajú. Čo ktorý plán obsahuje, nájdete v porovnaní plánov.

Skúšobnej verzii venujte jeden pracovný týždeň a skúšajte ju na skutočných situáciách, nie na ukážkových dátach. Týždeň stačí na to, aby ste zistili, čo vás bude štvať.

1. 1. deň: zadajte údaje o prevádzke, otváracie hodiny, dve či tri skutočné služby a jedného kolegu.
2. 2. deň: urobte si rezerváciu ako zákazník na mobile, s iným e-mailom, než je váš, a prečítajte si každý e-mail, ktorý príde.
3. 3. deň: presuňte túto rezerváciu zo strany zákazníka, potom ju zrušte a skontrolujte vrátenie peňazí.
4. 4. deň: vložte rezervačný formulár na svoj web alebo pošlite odkaz dvom stálym zákazníkom a opýtajte sa, čo ich zmiatlo.
5. 5. deň: exportujte zákazníkov a rezervácie a vyskúšajte, ako by ste prešli na nižší plán alebo predplatné zrušili.

Zapíšte si, ako dlho nastavenie trvalo a kde ste museli hľadať pomoc. Ak ste mali problém so základmi, budú ho mať aj vaši kolegovia.

Odíďte, ak nedostanete svoje dáta von alebo nedokážete zistiť celú mesačnú cenu. Oboje predraží neskorší odchod, keď už budete od systému závislí.

• Žiadny export. Ak sa zákazníci a rezervácie nedajú stiahnuť ako súbor, neskorší prechod znamená ich ručné prepisovanie.
• Nejasné poplatky. Provízia z rezervácie alebo poplatok z platby, o ktorých sa dozviete až z prvej faktúry.
• Dlhá zmluva. Ročný plán by mal byť zľava, ktorú si vyberiete, nie jediná možnosť.
• Nejasné zaobchádzanie s dátami. Ste prevádzkovateľ osobných údajov svojich zákazníkov, takže potrebujete vedieť, kde sú uložené, ako dlho sa uchovávajú a ako na požiadanie vymazať jedného zákazníka.
• Nedá sa to otestovať samostatne. Ak pred vyskúšaním čohokoľvek potrebujete hovor s obchodníkom, nezistíte, ako systém funguje v rušný piatok.

Resovu sa hodí pre malé prevádzky so službami a ubytovanie, ktoré chcú vlastnú rezervačnú stránku, platby bez provízie z rezervácií a e-maily zákazníkom vo viacerých jazykoch. Rezervačná stránka, e-maily a zákaznícky portál fungujú v deviatich jazykoch a dáta sú uložené v EÚ (Frankfurt).

Vyskúšať ho môžete zadarmo: každý nový účet dostane 14 dní plánu Professional, bez karty. Potom účet prejde na plán Free, ktorý zostáva bezplatný so svojimi limitmi, pokiaľ si nepredplatíte vyšší plán. Zákazníkov a rezervácie možno exportovať do CSV od plánu Starter a prechod na nižší plán alebo zrušenie platí od konca zaplateného obdobia.

Resovu nemá mobilnú aplikáciu ani katalóg podnikov pre zákazníkov: beží v prehliadači, aj na mobile, a zákazníci prichádzajú cez váš vlastný odkaz, web alebo profil na Google. Ak chcete hlavne katalóg, ktorý vám privedie nových zákazníkov, zvážte to ako prvé. Ako sa plány Resovu od seba líšia, nájdete na stránke s porovnaním.