Jak nastavit skupinové lekce, kurzy a workshopy s kapacitou

Pro lekce zvolte režim Pevné termíny (události). V něm termíny vypisujete sami a každý má svou kapacitu. Druhý režim, Volné časy podle otevírací doby, je pro objednávky jednoho zákazníka na čas, třeba kadeřnictví nebo masáže.

Režim přepnete v Nastavení → Otevírací doba a termíny v části Jak si zákazníci rezervují. Stávající rezervace se přepnutím nemění, mění se jen to, jak se nabízejí nové. Oba režimy jsou ve všech plánech.

Než začnete, založte si v sekci Služby to, co nabízíte: „Jóga pro začátečníky“, „Keramika – večerní kurz“. Služba nese název, popis a výchozí cenu, událost pak konkrétní datum, čas a počet míst.

V sekci Události klikněte na Nová událost, vyberte službu, datum, čas začátku a konce a vyplňte Kapacitu. Stav nastavte na Publikováno, jinak se termín zákazníkům nenabízí.

Kapacitu určuje to nejpřísnější z omezení:

• Prostor. Spočítejte, kolik podložek v sále rozložíte s rozestupy, ne kolik lidí by se tam vešlo vestoje.
• Vybavení. Osm hrnčířských kruhů znamená osm míst, i když se do dílny vejde dvanáct lidí.
• Lektor. Na kurzu pro začátečníky chcete stihnout opravit každého.

Kapacitu můžete později zvýšit i snížit, ale ne pod počet už rezervovaných míst. Cena u události přepíše výchozí cenu služby, takže jeden workshop může být dražší než běžná lekce.

Počet událostí za měsíc závisí na plánu: Free 10, Starter 50, Professional a vyšší bez omezení. Studio se dvěma lekcemi týdně se do Free vejde, se třemi už ne. Aktuální plány najdete v ceníku.

Pravidelnou lekci nevypisujete po jedné. Při vytváření události zvolte Opakování (Denně, Týdně, Každé 2 týdny, Měsíčně) a Konec opakování a Resovu vytvoří celou sérii.

Příklad: jóga každé pondělí a středu v 18:00, kapacita 14. Vytvoříte dvě série, „Týdně“ od pondělí a „Týdně“ od středy, obě s koncem opakování za tři měsíce. Série se vytváří nejvýš na 3 měsíce od prvního termínu, další čtvrtletí přidáte později.

Jednotlivý termín série můžete upravit nebo zrušit zvlášť, třeba když lektor onemocní nebo připadne svátek.

Nepleťte si to se sekcí Opakované (od plánu Professional). Ta je pro stálé klienty na individuální termíny: fyzioterapeut, který má pana Nováka každé úterý v 7:30, tam založí sérii rezervací rovnou na jeho jméno. Návod je v nápovědě Opakované termíny pro stálého klienta.

Když přichází maminka se dvěma dětmi nebo tři kamarádky, nechcete, aby vyplňovaly tři formuláře. Zapněte Skupinové rezervace v Nastavení → Rezervace (od plánu Starter) a zákazník si tlačítky +/− vybere, kolik míst chce.

Na skupiny pak navazují automatické slevy. V Nastavení → Rezervace → Pokročilá konfigurace → Slevová pravidla nastavíte třeba 10 % od tří míst. Tři místa po 400 Kč pak stojí 1 080 Kč místo 1 200 Kč a zákazník nic nezadává.

Early bird nastavíte u služby v kartě Cena podle doby rezervace a platí pro všechny její termíny. Příklad: víkendový workshop za 1 200 Kč, při rezervaci aspoň 14 dní předem o 15 % levněji, tedy 1 020 Kč. Lidé se přihlásí dřív a vy víte včas, jestli workshop naplníte. Last minute funguje obráceně: méně než 24 hodin před začátkem cenu snížíte a doprodáte poslední místa.

Jednorázový vstup a celý kurz nabídněte jako dvě služby s vlastní cenou. Permanentky a balíčky vstupů s odečítáním Resovu nevede.

Na rezervační stránce vidí vypsané termíny s počtem volných míst, vybere si termín, případně počet míst, vyplní kontakt a zvolí platbu. Nabízí se jen metody, které máte zapnuté v Nastavení → Platební metody:

• Hotově na místě – rezervace je potvrzená hned.
• Bankovní převod (QR platba) – zákazník naskenuje QR kód s částkou a variabilním symbolem. S volbou Vyžadovat platbu předem se místo drží jen do lhůty, kterou nastavíte, a nezaplacená rezervace se pak uvolní pro dalšího.
• Kartou online (Stripe) – zákazník zaplatí hned při rezervaci. Platíte skutečný poplatek Stripe a poplatek Resovu podle plánu: Free 1 %, Starter 0,5 %, Professional 0,3 %, Business 0,2 %, Enterprise 0 %.

U workshopů s materiálem, který nakupujete předem, se vyplatí platba předem: materiál máte zaplacený, i když se někdo odhlásí, a kolik peněz vám zůstane, určí vaše storno podmínky.

Po rezervaci přijde zákazníkovi potvrzení (se souborem do kalendáře, pokud máte zapnutý Kalendář (ICS příloha)) a 24 hodin před lekcí připomínka. Od plánu Starter můžete přidat SMS. Co přesně odchází, popisuje článek Které zprávy chodí zákazníkům automaticky.

Plná lekce se na rezervační stránce skryje, pokud nemáte zapnutou čekací listinu. S ní (od plánu Professional, Nastavení → Rezervace → Čekací listina) se na plný termín zapíše, a když se místo uvolní, prvnímu v pořadí ho podržíme na 25 % času do začátku, nejvýš 12 hodin. Méně než 3 hodiny před lekcí dostanou e-mail všichni čekající najednou.

Účastník se odhlásí přes odkaz v potvrzení nebo v připomínce, kterou dostane 24 hodin předem, nebo v zákaznickém portálu. Platí vaše Lhůta pro storno. Přesunout se může na jiný termín stejné služby se stejnou cenou, pokud máte zapnuté Zákazník si může sám změnit termín.

Obsazenost všech termínů vidíte v Událostech. Když se na lekci nepřihlásí dost lidí, zrušte ji tlačítkem Zrušit událost: zruší se i všechny její rezervace, přihlášení dostanou e-mail (a SMS, pokud je máte připojené) a platby kartou se jim vrátí v plné výši.