Jak vybrat rezervační systém pro malý podnik

Začněte půlstránkovým popisem toho, jak dnes pracujete. Bez něj vypadá dobře každý systém, protože porovnáváte funkce, a ne své potřeby.

• Co si zákazníci rezervují: termín u konkrétního člověka, místo na lekci, kurz s více lekcemi, nebo pobyt.
• Tým: kolik lidí přijímá rezervace a jestli má každý vlastní pracovní dobu a služby.
• Objem: zhruba kolik rezervací měsíčně a ve kterých měsících je špička.
• Peníze: chcete platbu při rezervaci, zálohu, nebo platbu na místě; kartou, převodem, nebo hotově.
• Odkud zákazníci přicházejí: z webu, z Instagramu, z Googlu, po telefonu.
• Jazyky: máte zahraniční zákazníky, kteří potřebují e-maily ve svém jazyce.

Příklad: kosmetický salon se třemi lidmi, asi 250 rezervací měsíčně, hlavně stálé klientky, web na WordPressu a v létě pár turistů. Už podle takového popisu vyřadíte systémy, které při vyšším objemu účtují za každou rezervaci, i systémy jen v jednom jazyce.

Každé kritérium si vyzkoušejte ve zkušební době na svých skutečných datech. Funkce, kterou jste v praxi nezkusili, se nepočítá.

Každý řádek si oznámkujte 1–3. Systém, který má trojky v tom, co děláte každý den, vyhraje nad systémem s víc funkcemi, které použijete dvakrát do roka.

Porovnávejte celkovou měsíční cenu, ne cenu předplatného. Skládá se ze čtyř položek: předplatné, případná provize z rezervací, poplatky z plateb kartou a cena SMS.

Příklad: 200 rezervací měsíčně v průměru za 900 Kč, polovina zaplacená kartou online. To je 90 000 Kč v platbách kartou. V Resovu v plánu Starter je poplatek Resovu z plateb kartou 0,5 %, tedy 450 Kč, k tomu skutečný poplatek Stripe a předplatné podle ceníku. Převod a hotovost jsou bez poplatku Resovu a z rezervací se žádná provize neplatí. Pro srovnání: kdyby si systém bral provizi 2 % z každé rezervace, stál by vás stejný měsíc 3 600 Kč jen na provizích.

Podívejte se i na limity. Levný plán, který při měsíčním limitu přestane přijímat rezervace, vás může stát víc na ztracených zákaznících než vyšší plán. V Resovu má Free 45 rezervací měsíčně, Starter 300 a Professional 1 000; Business a Enterprise limit nemají. Co který plán obsahuje, najdete v porovnání plánů.

Vyhraďte si na zkoušku jeden pracovní týden a zkoušejte skutečné situace, ne na ukázková data. Týden stačí, abyste viděli, co vás bude štvát.

1. 1. den: vyplňte údaje o podniku, otevírací dobu, dvě nebo tři skutečné služby a jednoho kolegu.
2. 2. den: udělejte rezervaci jako zákazník z telefonu, s jiným e-mailem, než je váš, a přečtěte si každý e-mail, který přijde.
3. 3. den: přesuňte rezervaci jako zákazník, pak ji zrušte a zkontrolujte vrácení peněz.
4. 4. den: vložte rezervační formulář na web, nebo pošlete odkaz dvěma stálým zákaznicím a zeptejte se, co je zmátlo.
5. 5. den: vyexportujte zákazníky a rezervace a vyzkoušejte, jak byste přešli na nižší plán nebo předplatné zrušili.

Poznamenejte si, jak dlouho nastavení trvalo a kde jste museli hledat pomoc. Když jste se zasekli na základech, zaseknou se i vaši kolegové.

Od systému ruce pryč, když se nedostanete ke svým datům nebo si nedokážete spočítat celkovou měsíční cenu. Obojí vás později, až na systému budete závislí, vyjde draho.

• Žádný export. Když zákazníky a rezervace nejde stáhnout jako soubor, při přechodu je budete přepisovat ručně.
• Nejasné poplatky. Provize z rezervace nebo poplatek z platby, na které přijdete až na první faktuře.
• Dlouhá smlouva. Roční platba má být sleva, kterou si zvolíte, ne jediná možnost.
• Nejasné zacházení s daty. Jste správce osobních údajů svých zákazníků, takže potřebujete vědět, kde jsou data uložená, jak dlouho se uchovávají a jak na žádost smazat jednoho zákazníka.
• Nejde to vyzkoušet bez obchodníka. Když musíte před zkouškou absolvovat prodejní hovor, nezjistíte, jak systém funguje v pátek odpoledne, kdy je nejvíc práce.

Resovu se hodí malým podnikům se službami a ubytování, které chtějí vlastní rezervační stránku, platby bez provize z rezervací a e-maily zákazníkům ve více jazycích. Rezervační stránka, e-maily i zákaznický portál fungují v devíti jazycích a data jsou uložená v EU (Frankfurt).

Vyzkoušet ho můžete zdarma: každý nový účet dostane 14 dní plánu Professional, bez zadání karty. Potom účet přejde na plán Free, který zůstává zdarma se svými limity, pokud si nepředplatíte vyšší. Zákazníky a rezervace vyexportujete do CSV od plánu Starter a přechod na nižší plán nebo zrušení předplatného platí od konce zaplaceného období.

Resovu nemá mobilní aplikaci ani katalog podniků pro zákazníky: běží v prohlížeči, i na telefonu, a zákazníci přicházejí přes váš odkaz, web nebo profil na Googlu. Pokud hledáte hlavně katalog, který vám přivede nové zákazníky, zvažte nejdřív tohle. Čím se liší jednotlivé plány Resovu, najdete na stránce porovnání.