Jak přejít z papírového diáře na online rezervace

Diář koupíte za pár korun, ale každý den vás stojí čas. Každá rezervace je telefonát nebo série zpráv, každá změna znamená škrtat a přepisovat a diář leží jen na jednom místě.

Jednoduchý počet: 25 rezervací týdně a u každé zhruba 3 minuty telefonování a psaní je 75 minut týdně. K tomu hovory, které nezvednete, když máte klientku v křesle. Kdo se nedovolá, zkusí to třeba o salon dál.

• Rezervace jen v otevírací době. Kdo si na vás vzpomene večer, musí si zítra připomenout, že má zavolat.
• Dvojí rezervace. Dva lidé píšou do jednoho diáře nebo poznámka v mobilu se do diáře nedostane.
• Žádné připomínky. Klientům připomínáte termíny sami, nebo vůbec.
• Žádný přehled. Kolik návštěv bylo minulý měsíc, která služba se prodává nejvíc, kdo nepřišel půl roku – to vám diář neřekne.

Každá z těch věcí je drobnost. Dohromady ale znamenají odpovídání na zprávy po večerech a pár prázdných termínů každý týden.

Klienti vidí vaše volné termíny a rezervují si sami, kdykoli během dne. Telefonické objednávky zůstávají, jen je zapisujete do stejného kalendáře.

V Resovu jsou rezervační stránka, potvrzení a připomínky e-mailem, zákaznický portál i platba převodem s QR kódem už v plánu Free. SMS připomínky a propojení s Google Kalendářem jsou od plánu Starter, vlastní doména od plánu Professional. Aktuální plány najdete v ceníku.

Začněte tím, co si klienti rezervují a kdy pracujete. Ostatní počká.

1. Vyplňte údaje o podniku a zvolte, jak si klienti rezervují: volné časy podle otevírací doby (termíny), nebo pevné termíny (lekce a kurzy).
2. Přidejte služby s délkou a cenou. Pět srozumitelně pojmenovaných služeb je lepší než dvacet variant.
3. Nastavte otevírací dobu s přestávkami a minimální předstih, ať si nikdo nerezervuje 20 minut před termínem.
4. Pokud máte tým, přidejte každého člověka, zaškrtněte mu služby a nastavte jeho pracovní dobu.

Nový účet má 14 dní plánu Professional zdarma, takže si vyzkoušíte všechno a pak se rozhodnete, jaký plán potřebujete. Pokud si žádný nepředplatíte, účet přejde na Free.

Příklad krátkého ceníku kadeřnictví: Dámský střih a foukaná (60 min), Pánský střih (30 min), Barvení se střihem (120 min), Melír se střihem (150 min), Foukaná (30 min). Klientka vybírá z pěti jasných možností a u barvení si můžete nastavit přestávku po službě na úklid.

Během zkušebních dnů si projděte rezervaci očima klientky: otevřete rezervační stránku v mobilu, vyberte službu a termín a zkontrolujte, co přijde e-mailem.

Přepište jen rezervace ode dneška dál. Minulé návštěvy zůstanou v diáři, nový systém začne historii sbírat od prvního dne.

Každou budoucí rezervaci zadejte přes Nová rezervace. Klientku bez e-mailu uložíte jen s telefonem. Rozmyslete si, zda zaškrtnete Poslat zákazníkovi potvrzení e-mailem: je to dobrý způsob, jak stálým klientům dát o změně vědět, ale posílejte ho jen tam, kde máte e-mail správně.

Příklad: 40 budoucích rezervací po zhruba minutě je méně než hodina práce. Zákazníci se založí automaticky s rezervací; import seznamu klientů ze souboru zatím nejde.

Nové telefonické objednávky od teď zapisujte rovnou do Resovu, ne do diáře. Dvě místa pro jeden kalendář jsou nejčastější příčina dvojích rezervací.

Pokud máte tým, rozdělte si práci: každý přepíše svůj sloupec v diáři a zkontroluje, že termíny sedí s jeho pracovní dobou v Resovu.

U klientek, které chodí pravidelně třeba každé čtyři týdny, zapište aspoň nejbližší termín. Další si pak mohou zarezervovat samy online.

Klienti online rezervace použijí, když odkaz najdou tam, kde vás už hledají.

• Firemní profil Google: vložte odkaz do pole Odkazy na rezervace nebo přidejte tlačítko Rezervovat.
• Instagram a Facebook: odkaz v biu a krátký příspěvek se snímkem rezervační stránky.
• Web: vložte rezervační formulář nebo tlačítko Rezervovat.
• Na pultu: vytištěný QR kód u pokladny, ať si klienti při placení rovnou zarezervují další návštěvu.
• Hlasová schránka a podpis e-mailu: jedna věta s odkazem.

Telefonické objednávky jsou dál vítané. Starší klienti často ještě nějakou dobu volají, a to je v pořádku – zapíšete je sami.

Zpráva stálým klientům může být úplně jednoduchá:

Nově se k nám můžete objednat online kdykoli, i večer: [odkaz]. Potvrzení a připomínku den předem dostanete e-mailem. Zavolat můžete samozřejmě dál.

Po třech týdnech, kdy všechno zapisujete do jednoho kalendáře, je z diáře záloha. Uložte ho do šuplíku a podívejte se, co první týdny přinesly.

• Kolik rezervací přišlo online a v kolik hodin? Rezervace mimo otevírací dobu jsou ty, o které byste s diářem přišli.
• Odešly připomínky? Potvrzená rezervace s e-mailem, vytvořená víc než 24 hodin předem, dostane připomínku 24 hodin před začátkem.
• Přesunul si někdo termín sám? Pokud to povolíte, klient si vybere jiný čas do vaší storno lhůty.

Pak dolaďte: delší předstih, přestávku mezi klienty nebo SMS připomínky pro ty, kdo e-maily moc nečtou.

Dejte tomu víc než měsíc. Některé stálé klientky musí odkaz potkat několikrát, než si místo volání zarezervují online, a některé budou volat dál – nevadí, jejich rezervace stejně skončí ve stejném kalendáři.