Was das Kundenportal Ihren Kunden bringt

Über die Schaltfläche Kundenportal oben rechts auf Ihrer Buchungsseite (auf dem Handy erscheint nur ein Personensymbol) oder direkt unter resovu.com/ihre-id/account. Sie geben die E-Mail-Adresse ein, mit der sie gebucht haben, und tippen den sechsstelligen Code ein, den sie bekommen. Kein Passwort, und der Code gilt 10 Minuten.

Vorher registrieren müssen sie sich nicht. Das Konto entsteht mit der ersten Buchung, also kann sich jeder anmelden, der bei Ihnen schon eine Buchung hat. Wer noch nie gebucht hat, kann es nicht. Das Portal ist eine ganz normale Webseite: Kunden installieren nichts und nutzen es auf dem Handy genauso wie am Computer. Die obere Leiste mit der Schaltfläche gehört nicht zu einem Buchungsformular, das auf Ihrer eigenen Website eingebettet ist; dort fügen Sie den Link zum Portal selbst hinzu.

Das Portal gehört zu jedem Plan, auch zu Free, und es gibt nichts einzuschalten. Oben zeigt es Ihr Logo, Ihren Namen und Ihre Farbe aus Einstellungen → Erscheinungsbild, damit Kunden wissen, dass sie immer noch „bei Ihnen“ sind.

Sechs Bereiche. Welche davon Inhalt haben, hängt davon ab, was Sie nutzen: Ohne Treueprogramm bleibt Treue leer.

Resovu schickt Kunden Rechnungen nicht per E-Mail; im Portal finden sie sie. Wenn Sie Rechnungen ausstellen, sagen Sie das Ihren Kunden, zum Beispiel in der Bestätigungs-E-Mail.

Eine Rechnung lässt sich nur für eine bezahlte, nicht stornierte Buchung mit einem Preis über null anfordern. Kunden können ihre Rechnungsdaten vorab unter Persönliche Daten speichern, dann sind sie in der Anfrage schon ausgefüllt. Erneut buchen bei einer vergangenen Buchung öffnet Ihre Buchungsseite mit derselben Dienstleistung, so bucht ein Stammkunde den nächsten Besuch in wenigen Sekunden.

Vor allem die kurzen, sich wiederholenden, die Sie aus der Arbeit reißen. Typische Fragen und was Kunden jetzt selbst erledigen:

• „Wann war noch mal mein Termin?“ Sie sehen ihn unter Buchungen und speichern ihn mit einem Tippen im Kalender.
• „Kann ich statt Dienstag am Donnerstag kommen?“ Sie klicken auf Anderen Termin wählen und nehmen eine Zeit zum gleichen Preis, bis zu Ihrer Stornierungsfrist.
• „Ich brauche eine Rechnung für meine Firma.“ Bei einer bezahlten Buchung klicken sie auf Rechnung anfordern und tragen Firma, Handelsregister- bzw. Steuernummer, USt-IdNr. und Adresse ein. Sie bekommen eine E-Mail und stellen die Rechnung aus der Buchung heraus aus, mit bereits ausgefülltem Käufer.
• „Wie viele Punkte habe ich?“ „Wie war der Gutscheincode?“ Beides steht unter Treue und Gutscheine.
• „Ich habe eine neue Nummer.“ Sie korrigieren sie unter Persönliche Daten, damit SMS-Erinnerungen weiter auf dem richtigen Handy ankommen.

Beispiel: Bei 150 Buchungen im Monat und einer telefonischen Umbuchung pro zehn Buchungen sind das 15 Anrufe. Bei fünf Minuten pro Anruf, inklusive Suche nach einem freien Termin, gewinnen Sie mehr als eine Stunde im Monat zurück – Fragen zu Rechnungen und Punkten noch nicht eingerechnet.

Das Portal erlaubt von sich aus nichts; es folgt Ihren Einstellungen. Prüfen Sie vier Stellen:

• Einstellungen → Buchungen → Stornobedingungen: Stornierung erlauben, die Stornierungsfrist und Kunden können den Termin selbst ändern. Ohne diese können Kunden ihre Buchungen nur ansehen.
• Einstellungen → Rechnungsstellung: Kunden können eine Rechnung anfordern. Das funktioniert in jedem Plan und ist standardmäßig an, wenn Sie in Resovu Rechnungen ausstellen. Stellen Sie Rechnungen woanders aus, kommen die Daten per E-Mail zu Ihnen.
• Treueprogramm: wie Kunden Punkte sammeln und was die Prämie ist. Angemeldete Kunden lösen sie dann bei der Online-Buchung ein.
• Einstellungen → Einwilligungen: ob das Formular die Kundenkonto-Einwilligung zeigt. Kunden können sich auch ohne sie anmelden; das Kästchen dokumentiert nur die Einwilligung bei der Buchung.

Was Sie bekommen, hängt von Ihrem Plan ab. Mit Free sehen und verwalten Kunden ihre Buchungen und ihre Daten und können eine Rechnung anfordern. Rabattcodes, Treuepunkte und in Resovu ausgestellte Rechnungen kommen mit Starter, Geschenkgutscheine mit Professional. Siehe die Preisseite; neue Konten bekommen 14 Tage Professional kostenlos, Sie können also das ganze Portal ausprobieren.

Umbuchen im Portal funktioniert für Dienstleistungen und Kurse. Gäste von Unterkünften ändern An- und Abreise nicht selbst, nur nach Absprache mit Ihnen. Details im Hilfeartikel Können Kunden ihre Termine selbst verschieben.

Das Portal hilft nur, wenn Kunden wissen, dass es existiert. Die meisten suchen nicht danach, also zeigen Sie es ihnen dort, wo sie mit ihrer Buchung zu tun haben:

• In der Bestätigungs-E-Mail. Ergänzen Sie unter Einstellungen → E-Mail-Vorlage eine Zeile wie „Umbuchen oder stornieren können Sie im Kundenportal auf unserer Buchungsseite.“ Die Bestätigung ist die einzige Kunden-E-Mail, deren Text Sie selbst schreiben.
• Am Empfang. Laden Sie in der Übersicht, im Schritt Link teilen der Einrichtungsanleitung, einen QR-Code für Ihre Buchungsseite herunter. Ein Aufsteller an der Theke mit „Buchungen, Umbuchen und Rechnungen“ beantwortet die Frage, bevor sie gestellt wird.
• Am Telefon. Wenn jemand anruft, um einen Termin zu verschieben, erledigen Sie es und erwähnen Sie, dass das beim nächsten Mal im Kundenportal auch selbst geht.

Für Stammkunden ist das Treueprogramm der stärkste Anreiz: Im Portal sehen sie, wie viele Punkte ihnen bis zur nächsten Prämie fehlen, und angemeldet lösen sie sie bei der Online-Buchung gleich ein. Wie Sie das Programm einrichten, steht in Treueprogramme.

Kunden halten ihre Daten selbst aktuell, und Sie müssen nichts aus E-Mails abtippen. Unter Persönliche Daten korrigieren sie Name und Telefon und schalten die Marketing-Einwilligung ein oder aus. Die E-Mail-Adresse lässt sich nicht ändern; sie ist ihr Login.

Wann ein Kunde welche Einwilligung gegeben hat, steht in den Kundendetails unter Kunden. Bittet er um eine Kopie oder Löschung seiner Daten, erledigen Sie das dort: Der Kontoinhaber kann Daten exportieren (DSGVO) und Daten löschen (DSGVO) verwenden. Die Schritte beschreibt der Hilfeartikel Ein Kunde möchte seine Daten löschen lassen.

Mehr zu Einwilligungen im Buchungsformular und dazu, was die DSGVO von Ihnen verlangt, steht in DSGVO für Salons.