Gruppenstunden, Kurse und Workshops mit Kapazität einrichten

Für Kurse wählen Sie Feste Termine (Events). In diesem Modus legen Sie die Termine selbst an, und jeder hat seine eigene Kapazität. Der andere Modus, Freie Zeiten nach Öffnungszeiten, ist für einen Kunden pro Zeitfenster gedacht, etwa beim Friseur oder bei Massagen.

Den Modus wechseln Sie unter Einstellungen → Öffnungszeiten & Termine bei Wie Kunden buchen. Bestehende Buchungen bleiben, wie sie sind; nur die Art, wie neue angeboten werden, ändert sich. Beide Modi gibt es in jedem Plan.

Legen Sie vorher unter Dienstleistungen an, was Sie anbieten: „Yoga für Anfänger“, „Töpfern – Abendkurs“. Die Dienstleistung trägt Name, Beschreibung und Standardpreis; die Veranstaltung trägt Datum, Uhrzeit und Anzahl der Plätze.

Klicken Sie unter Veranstaltungen auf Neue Veranstaltung, wählen Sie Dienstleistung, Datum, Beginn und Ende und füllen Sie Kapazität aus. Setzen Sie den Status auf Veröffentlicht, sonst wird der Termin Kunden nicht angeboten.

Die Kapazität richtet sich nach der engsten Grenze:

• Raum. Zählen Sie, wie viele Matten Sie mit genug Bewegungsfreiheit dazwischen auslegen können, nicht wie viele Leute im Stehen hineinpassen.
• Ausstattung. Acht Töpferscheiben bedeuten acht Plätze, auch wenn zwölf Leute in die Werkstatt passen.
• Die Lehrkraft. In einem Anfängerkurs wollen Sie Zeit haben, jeden zu korrigieren.

Die Kapazität können Sie später erhöhen oder senken, aber nicht unter die bereits gebuchten Plätze. Ein Preis an der Veranstaltung ersetzt den Standardpreis der Dienstleistung, so kann ein einmaliger Workshop mehr kosten als ein regulärer Kurs.

Die Zahl der Veranstaltungen pro Monat hängt vom Plan ab: Free 10, Starter 50, ab Professional unbegrenzt. Ein Studio mit zwei Kursen pro Woche kommt mit Free aus, mit drei nicht mehr. Die aktuellen Pläne stehen auf der Preisseite.

Einen regelmäßigen Kurs legen Sie nicht Termin für Termin an. Wählen Sie beim Anlegen der Veranstaltung Wiederholung (Täglich, Wöchentlich, Alle 2 Wochen, Monatlich) und Ende der Wiederholung, dann erstellt Resovu die ganze Serie.

Beispiel: Yoga jeden Montag und Mittwoch um 18:00 Uhr, Kapazität 14. Legen Sie zwei Serien an, „Wöchentlich“ ab einem Montag und „Wöchentlich“ ab einem Mittwoch, beide mit Ende in drei Monaten. Eine Serie wird für höchstens 3 Monate ab dem ersten Termin angelegt; das nächste Quartal ergänzen Sie später.

Jeden einzelnen Termin einer Serie können Sie separat bearbeiten oder absagen, etwa wenn die Lehrkraft krank ist oder ein Feiertag dazwischenkommt.

Nicht verwechseln mit Wiederkehrend (ab dem Professional-Plan). Dieser Bereich ist für Stammkunden mit Einzelterminen: Eine Physiotherapeutin, die Herrn Müller jeden Dienstag um 7:30 Uhr behandelt, legt dort eine Serie von Buchungen auf seinen Namen an. Siehe den Hilfeartikel Wiederkehrende Termine für Stammkunden.

Wenn ein Elternteil mit zwei Kindern kommt oder drei Freundinnen zusammen buchen, sollen sie nicht drei Formulare ausfüllen. Schalten Sie unter Einstellungen → Buchungen die Option Gruppenbuchungen ein (ab dem Starter-Plan), dann wählen Kunden die Zahl der Plätze mit den Tasten +/−.

Darauf bauen automatische Rabatte auf. Unter Einstellungen → Buchungen → Erweiterte Konfiguration → Rabattregeln stellen Sie zum Beispiel 10 % ab drei Plätzen ein. Drei Plätze zu 20 € kosten dann 54 € statt 60 €, ohne dass jemand einen Code eintippen muss.

Den Frühbucherrabatt stellen Sie an der Dienstleistung ein, in der Karte Preis nach Buchungszeitpunkt, und er gilt für alle ihre Termine. Beispiel: ein Wochenend-Workshop für 60 €, 15 % Rabatt bei Buchung mindestens 14 Tage im Voraus, also 51 €. Die Leute melden sich früher an, und Sie wissen rechtzeitig, ob der Workshop voll wird. Last Minute funktioniert andersherum: Senken Sie den Preis weniger als 24 Stunden vor Beginn und verkaufen Sie die letzten Plätze.

Bieten Sie eine Einzelstunde und einen ganzen Kurs als zwei Dienstleistungen mit eigenen Preisen an. Resovu führt keine Mehrfachkarten oder Zehnerkarten, die Besuche herunterzählen.

Auf Ihrer Buchungsseite sehen sie die angelegten Termine mit der Zahl der freien Plätze, wählen einen Termin und, falls erlaubt, die Zahl der Plätze, geben ihre Kontaktdaten ein und wählen die Zahlungsart. Angeboten werden nur die Methoden, die Sie unter Einstellungen → Zahlungsmethoden eingeschaltet haben:

• Barzahlung vor Ort – die Buchung ist sofort bestätigt.
• Banküberweisung (QR-Zahlung) – der Kunde scannt einen QR-Code mit Betrag und Verwendungszweck. Mit Vorauszahlung verlangen wird der Platz nur bis zu einer von Ihnen festgelegten Frist gehalten, danach wird eine unbezahlte Buchung für andere freigegeben.
• Online-Kartenzahlung (Stripe) – der Kunde zahlt bei der Buchung. Sie zahlen die tatsächliche Stripe-Gebühr plus die Resovu-Gebühr Ihres Plans: Free 1 %, Starter 0,5 %, Professional 0,3 %, Business 0,2 %, Enterprise 0 %.

Bei Workshops, für die Sie Material vorab einkaufen, ist Vorauszahlung sinnvoll: Das Material ist bezahlt, auch wenn jemand abspringt, und Ihre Stornobedingungen bestimmen, wie viel vom Geld Sie behalten.

Nach der Buchung bekommt der Kunde eine Bestätigung (mit Kalenderdatei, wenn Kalender (ICS-Anhang) eingeschaltet ist) und 24 Stunden vor dem Kurs eine Erinnerung. Ab dem Starter-Plan können Sie eine SMS ergänzen. Was genau verschickt wird, steht in Welche automatischen Nachrichten Kunden bekommen.

Ein voller Kurs wird auf Ihrer Buchungsseite ausgeblendet, außer Sie haben die Warteliste eingeschaltet. Mit ihr (ab dem Professional-Plan, Einstellungen → Buchungen → Warteliste) tragen sich Kunden für den vollen Termin ein, und wird ein Platz frei, hält Resovu ihn für den Ersten in der Reihe für 25 % der verbleibenden Zeit bis zum Beginn, höchstens 12 Stunden. Weniger als 3 Stunden vor dem Kurs bekommen alle Wartenden gleichzeitig eine E-Mail.

Teilnehmer melden sich über den Link in der Bestätigung oder in der Erinnerung 24 Stunden vorher ab, oder im Kundenportal. Dabei gilt Ihre Stornierungsfrist. Auf einen anderen Termin derselben Dienstleistung zum gleichen Preis wechseln können sie, wenn Kunden können den Termin selbst ändern eingeschaltet ist.

Die Auslastung jedes Termins sehen Sie unter Veranstaltungen. Melden sich zu wenige an, sagen Sie den Termin mit Veranstaltung absagen ab: Alle Buchungen werden storniert, die Teilnehmer bekommen eine E-Mail (und eine SMS, wenn Sie SMS verbunden haben), und Kartenzahlungen werden vollständig erstattet.