Wie Sie ein Buchungssystem für einen kleinen Betrieb auswählen

Beginnen Sie mit einer halben Seite darüber, wie Sie heute arbeiten. Ohne sie sieht jedes System gut aus, weil Sie Funktionen vergleichen und nicht Ihre eigenen Anforderungen.

• Was Kunden buchen: einen Termin bei einer bestimmten Person, einen Platz in einem Kurs, einen Kurs mit mehreren Terminen oder einen Aufenthalt.
• Team: wie viele Personen Buchungen annehmen und ob jede eigene Zeiten und Leistungen hat.
• Volumen: ungefähr wie viele Buchungen im Monat und in welchen Monaten der Höhepunkt liegt.
• Geld: wollen Sie Zahlung bei der Buchung, eine Anzahlung oder Zahlung vor Ort; Karte, Überweisung oder bar.
• Woher Kunden kommen: Ihre Website, Instagram, Google, Telefon.
• Sprachen: haben Sie ausländische Kunden, die E-Mails in ihrer Sprache brauchen.

Beispiel: ein Kosmetiksalon mit drei Personen, etwa 250 Buchungen im Monat, überwiegend Stammkunden, eine Website auf WordPress, im Sommer ein paar Touristen. Diese Beschreibung schließt schon Systeme mit Preisen pro Buchung bei hohem Volumen aus und Systeme, die nur eine Sprache können.

Testen Sie jedes Kriterium in der Testphase mit Ihren echten Daten. Eine Funktion, die Sie nicht praktisch ausprobiert haben, zählt nicht.

Bewerten Sie jede Zeile für sich mit 1–3. Ein System mit einer 3 bei dem, was Sie jeden Tag tun, schlägt eines mit mehr Funktionen, die Sie zweimal im Jahr nutzen.

Vergleichen Sie die vollen Monatskosten, nicht den Abopreis. Sie setzen sich aus vier Posten zusammen: Abo, eventuelle Provision pro Buchung, Gebühren für Kartenzahlungen und SMS-Kosten.

Beispiel: 200 Buchungen im Monat zu durchschnittlich 40 €, die Hälfte davon online per Karte bezahlt. Das sind 4.000 € an Kartenzahlungen. In Resovu beträgt die Resovu-Gebühr auf Kartenzahlungen im Starter-Plan 0,5 %, also 20 €, dazu die tatsächliche Stripe-Gebühr und das Abo laut Preisseite. Für Überweisungen und Barzahlungen fällt keine Resovu-Gebühr an, und auf Buchungen gibt es keine Provision. Zum Vergleich: Nähme ein System 2 % Provision auf jede Buchung, kostete derselbe Monat allein an Provisionen 160 €.

Prüfen Sie auch die Limits. Ein günstiger Plan, der bei einem Monatslimit keine Buchungen mehr annimmt, kann Sie durch verlorene Kunden mehr kosten als ein höherer Plan. In Resovu erlaubt Free 45 Buchungen im Monat, Starter 300 und Professional 1.000; Business und Enterprise haben kein Limit. Was welcher Plan enthält, steht im Planvergleich.

Geben Sie dem Test eine Arbeitswoche und nutzen Sie ihn für echte Situationen, nicht für Demodaten. Eine Woche reicht, um herauszufinden, was Sie stören wird.

1. Tag 1: Tragen Sie Ihre Firmendaten, Öffnungszeiten, zwei oder drei echte Leistungen und eine Kollegin ein.
2. Tag 2: Buchen Sie als Kunde auf dem Handy, mit einer anderen E-Mail-Adresse als Ihrer eigenen, und lesen Sie jede E-Mail, die ankommt.
3. Tag 3: Verlegen Sie diese Buchung von der Kundenseite aus, stornieren Sie sie dann und prüfen Sie die Erstattung.
4. Tag 4: Binden Sie das Buchungsformular auf Ihrer Website ein oder schicken Sie den Link an zwei Stammkunden und fragen Sie, was sie verwirrt hat.
5. Tag 5: Exportieren Sie Kunden und Buchungen und probieren Sie aus, wie Sie herabstufen oder kündigen würden.

Notieren Sie, wie lange die Einrichtung gedauert hat und wo Sie Hilfe suchen mussten. Wenn Sie schon mit den Grundlagen gekämpft haben, wird es Ihren Kolleginnen und Kollegen genauso gehen.

Lassen Sie es, wenn Sie Ihre Daten nicht herausbekommen oder die vollen Monatskosten nicht ermitteln können. Beides macht einen späteren Wechsel teuer, wenn Sie schon vom System abhängen.

• Kein Export. Lassen sich Kunden und Buchungen nicht als Datei herunterladen, heißt ein späterer Wechsel: alles neu abtippen.
• Unklare Gebühren. Eine Provision pro Buchung oder eine Zahlungsgebühr, die Sie erst auf der ersten Rechnung entdecken.
• Lange Vertragsbindung. Ein Jahresplan sollte ein Rabatt sein, den Sie wählen, nicht die einzige Option.
• Unklarer Umgang mit Daten. Sie sind Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kunden. Sie müssen also wissen, wo sie gespeichert sind, wie lange sie aufbewahrt werden und wie Sie auf Anfrage einen einzelnen Kunden löschen.
• Kein Test auf eigene Faust. Brauchen Sie ein Verkaufsgespräch, bevor Sie etwas ausprobieren dürfen, erfahren Sie nicht, wie es an einem vollen Freitag funktioniert.

Resovu passt zu kleinen Dienstleistern und Ferienunterkünften, die eine eigene Buchungsseite wollen, Zahlungen ohne Buchungsprovision und Kunden-E-Mails in mehreren Sprachen. Buchungsseite, E-Mails und Kundenportal funktionieren in neun Sprachen, und die Daten liegen in der EU (Frankfurt).

Sie können es kostenlos testen: Jedes neue Konto bekommt 14 Tage den Professional-Plan, ohne Karte. Danach wechselt das Konto in den Free-Plan, der mit seinen Limits kostenlos bleibt, sofern Sie kein Abo abschließen. Kunden und Buchungen lassen sich ab dem Starter-Plan als CSV exportieren, und ein Herabstufen oder Kündigen wird zum Ende des bezahlten Zeitraums wirksam.

Resovu hat keine mobile App und keinen Marktplatz für Kunden: Es läuft im Browser, auch auf dem Handy, und Kunden kommen über Ihren eigenen Link, Ihre Website oder Ihr Google-Profil. Wenn Sie vor allem einen Marktplatz suchen, der Ihnen neue Kunden bringt, wägen Sie das zuerst ab. Wie sich die Pläne von Resovu unterscheiden, steht auf der Vergleichsseite.