Vom Terminbuch aus Papier zur Online-Buchung

Ein Terminbuch kostet beim Kauf fast nichts, aber jeden Tag Zeit. Jede Buchung ist ein Anruf oder ein Nachrichtenverlauf, jede Änderung heißt durchstreichen und neu schreiben, und das Buch liegt immer nur an einem Ort.

Eine einfache Rechnung: 25 Buchungen pro Woche, jede mit etwa 3 Minuten Telefonaten und Nachrichten, sind 75 Minuten pro Woche. Dazu kommen die Anrufe, die Sie verpassen, während Sie bei einer Kundin sind – manche dieser Anrufer versuchen es einfach beim nächsten Salon.

• Buchungen nur zu Ihren Zeiten. Wer abends an Sie denkt, muss sich merken, morgen anzurufen.
• Doppelbuchungen. Zwei Personen schreiben ins selbe Buch, oder eine schnelle Notiz im Handy landet nie auf Papier.
• Keine Erinnerungen. Sie erinnern Kunden von Hand oder gar nicht.
• Kein Überblick. Wie viele Besuche im letzten Monat, welche Dienstleistung am besten läuft, wer seit sechs Monaten nicht mehr da war – das sagt Ihnen das Terminbuch nicht.

Jeder dieser Punkte ist klein. Zusammen bedeuten sie Nachrichten am Abend und jede Woche ein paar leere Termine.

Kunden sehen Ihre freien Zeiten und buchen selbst, zu jeder Tageszeit. Telefonische Buchungen nehmen Sie weiter an, nur landen sie jetzt im selben Kalender.

In Resovu sind Buchungsseite, Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail, das Kundenportal und die Zahlung per Überweisung mit QR-Code schon im Plan Free enthalten. SMS-Erinnerungen und die Google-Kalender-Synchronisation gibt es ab dem Plan Starter, eine eigene Domain ab Professional. Die aktuellen Pläne finden Sie auf der Preisseite.

Beginnen Sie mit dem, was Kunden buchen, und damit, wann Sie arbeiten. Alles andere kann warten.

1. Tragen Sie Ihre Unternehmensdaten ein und wählen Sie, wie Kunden buchen: freie Zeiten nach Ihren Öffnungszeiten (Termine) oder feste Termine (Kurse).
2. Legen Sie Ihre Dienstleistungen mit Dauer und Preis an. Fünf gut benannte Dienstleistungen sind besser als zwanzig Varianten.
3. Stellen Sie die Öffnungszeiten mit Pausen ein und einen Mindestvorlauf, damit niemand 20 Minuten vor einem Termin bucht.
4. Wenn Sie ein Team haben, legen Sie jede Person an, haken Sie ihre Dienstleistungen an und stellen Sie ihre Arbeitszeiten ein.

Neue Konten bekommen 14 Tage den Plan Professional. So können Sie alles ausprobieren, bevor Sie entscheiden, welchen Plan Sie brauchen. Danach wechselt das Konto zu Free, wenn Sie kein Abonnement abschließen.

Beispiel für eine kurze Liste in einem Friseursalon: Damen Schneiden und Föhnen (60 Min.), Herren Schneiden (30 Min.), Färben mit Schnitt (120 Min.), Strähnen mit Schnitt (150 Min.), Föhnen (30 Min.). Kunden wählen aus fünf klaren Möglichkeiten, und nach dem Färben stellen Sie eine Pause ein, wenn Sie Zeit zum Aufräumen brauchen.

Gehen Sie während der Testphase eine Buchung als Kundin durch: Öffnen Sie die Buchungsseite auf dem Handy, wählen Sie Dienstleistung und Uhrzeit und prüfen Sie, was per E-Mail ankommt.

Übertragen Sie nur Buchungen ab heute. Vergangene Besuche bleiben im Terminbuch; das neue System sammelt die Historie ab dem ersten Tag.

Tragen Sie jede künftige Buchung über Neue Buchung ein. Kunden ohne E-Mail lassen sich auch nur mit Telefonnummer speichern. Entscheiden Sie, ob Sie Dem Kunden eine Bestätigung per E-Mail senden anhaken: So erfahren Stammkunden gleich von der Umstellung, aber senden Sie die Bestätigung nur, wo die E-Mail-Adresse stimmt.

Beispiel: 40 künftige Buchungen mit je etwa einer Minute sind weniger als eine Stunde Arbeit. Kunden werden mit ihren Buchungen automatisch angelegt; eine Kundenliste aus einer Datei zu importieren ist derzeit nicht möglich.

Tragen Sie neue telefonische Buchungen ab jetzt direkt in Resovu ein, nicht mehr ins Buch. Genau so entstehen Doppelbuchungen: ein Kalender an zwei Orten.

Wenn Sie ein Team haben, teilen Sie die Arbeit auf: Jede Person überträgt ihre eigene Spalte im Terminbuch und prüft, ob die Zeiten zu ihren Arbeitszeiten in Resovu passen.

Bei Stammkunden, die etwa alle vier Wochen kommen, tragen Sie mindestens den nächsten Termin ein. Den übernächsten können sie selbst online buchen.

Kunden nutzen die Online-Buchung, wenn sie den Link dort finden, wo sie Sie ohnehin suchen.

• Google-Unternehmensprofil: Fügen Sie Ihren Buchungslink bei den Buchungslinks ein oder ergänzen Sie einen Buchen-Button.
• Instagram und Facebook: der Link in der Bio und ein kurzer Beitrag mit einem Screenshot der Buchungsseite.
• Website: Betten Sie das Buchungsformular oder einen Button Jetzt buchen ein.
• An der Theke: ein ausgedruckter QR-Code neben der Kasse, damit Kunden beim Bezahlen den nächsten Besuch buchen.
• Mailbox und E-Mail-Signatur: ein Satz mit dem Link.

Telefonische Buchungen bleiben willkommen. Ältere Kunden rufen oft noch eine Weile an, und das ist in Ordnung – die tragen Sie selbst ein.

Eine Nachricht an Stammkunden kann ganz einfach sein:

Ab sofort können Sie bei uns jederzeit online buchen, auch abends: [Link]. Sie erhalten eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung per E-Mail. Anrufen können Sie natürlich weiterhin.

Nach drei Wochen, in denen alles in einen Kalender eingetragen wurde, ist das Terminbuch nur noch eine Reserve. Legen Sie es in die Schublade und schauen Sie, was die ersten Wochen gebracht haben.

• Wie viele Buchungen kamen online, und zu welchen Uhrzeiten? Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten sind die, die Ihnen mit dem Buch entgangen wären.
• Sind Erinnerungen rausgegangen? Eine bestätigte Buchung mit E-Mail-Adresse, die mehr als 24 Stunden vorher angelegt wurde, bekommt 24 Stunden vor Beginn eine Erinnerung.
• Hat jemand seinen Termin selbst verschoben? Wenn Sie es erlauben, wählen Kunden innerhalb Ihrer Stornierungsfrist eine andere Zeit.

Dann justieren Sie nach: ein längerer Mindestvorlauf, eine Pause zwischen Kunden oder SMS-Erinnerungen für Kunden, die selten E-Mails lesen.

Geben Sie dem Ganzen mehr als einen Monat. Manche Stammkunden müssen den Link ein paar Mal sehen, bevor sie online buchen statt anzurufen, und manche rufen weiter an – das ist in Ordnung, ihre Buchungen landen trotzdem im selben Kalender.