Comment choisir un système de réservation pour une petite entreprise

Commencez par une demi-page qui décrit comment vous travaillez aujourd'hui. Sans elle, tous les systèmes paraissent bons, parce que vous comparez des fonctionnalités au lieu de vos propres besoins.

• Ce que réservent les clients : un rendez-vous avec une personne précise, une place dans un cours, une formation en plusieurs séances ou un séjour.
• Équipe : combien de personnes prennent des réservations et si chacune a ses propres horaires et prestations.
• Volume : combien de réservations par mois environ, et quels mois sont les plus chargés.
• Argent : voulez-vous un paiement à la réservation, un acompte ou un paiement sur place ; par carte, virement ou espèces.
• D'où viennent les clients : votre site, Instagram, Google, le téléphone.
• Langues : avez-vous des clients étrangers qui ont besoin d'e-mails dans leur langue.

Exemple : un institut de beauté avec trois personnes, environ 250 réservations par mois, surtout des habitués, un site sous WordPress et quelques touristes l'été. Cette description écarte déjà les systèmes facturés à la réservation pour de gros volumes et ceux disponibles dans une seule langue.

Testez chaque critère pendant l'essai, sur vos données réelles. Une fonctionnalité que vous n'avez pas essayée en pratique ne compte pas.

Notez chaque ligne de 1 à 3 pour vous-même. Un système qui obtient 3 sur ce que vous faites tous les jours vaut mieux qu'un autre avec plus de fonctionnalités que vous utiliserez deux fois par an.

Comparez le coût mensuel complet, pas le prix de l'abonnement. Il se compose de quatre éléments : l'abonnement, une éventuelle commission par réservation, les frais sur les paiements par carte et le coût des SMS.

Exemple : 200 réservations par mois à 40 € en moyenne, dont la moitié payée par carte en ligne. Cela fait 4 000 € de paiements par carte. Dans Resovu, avec le forfait Starter, les frais Resovu sur les paiements par carte sont de 0,5 %, soit 20 €, plus les frais réels de Stripe et l'abonnement indiqué sur la page des tarifs. Les virements et les espèces ne supportent aucun frais Resovu, et il n'y a pas de commission sur les réservations. À titre de comparaison, si un système prenait 2 % de commission sur chaque réservation, le même mois coûterait 160 € rien qu'en commissions.

Vérifiez aussi les limites. Un forfait bon marché qui cesse de prendre des réservations à une limite mensuelle peut vous coûter plus en clients perdus qu'un forfait supérieur. Dans Resovu, Free permet 45 réservations par mois, Starter 300 et Professional 1 000 ; Business et Enterprise n'ont pas de limite. Ce que comprend chaque forfait est indiqué dans la comparaison des forfaits.

Consacrez à l'essai une semaine de travail et utilisez-le sur des situations réelles, pas sur les données de démonstration. Une semaine suffit pour découvrir ce qui vous agacera.

1. Jour 1 : saisissez les informations de votre entreprise, vos horaires, deux ou trois vraies prestations et un collègue.
2. Jour 2 : faites une réservation en tant que client sur votre téléphone, avec une autre adresse e-mail que la vôtre, et lisez chaque e-mail reçu.
3. Jour 3 : déplacez cette réservation côté client, puis annulez-la et vérifiez le remboursement.
4. Jour 4 : placez le formulaire de réservation sur votre site ou partagez le lien avec deux clients habituels, et demandez-leur ce qui les a gênés.
5. Jour 5 : exportez clients et réservations, et voyez comment vous passeriez à un forfait inférieur ou résilieriez.

Notez le temps qu'a pris la configuration et où vous avez dû chercher de l'aide. Si vous avez peiné sur les bases, vos collègues aussi.

Renoncez si vous ne pouvez pas récupérer vos données ou si vous n'arrivez pas à calculer le coût mensuel complet. Les deux rendent le départ coûteux plus tard, quand vous dépendrez déjà du système.

• Pas d'export. Si les clients et les réservations ne peuvent pas être téléchargés sous forme de fichier, changer plus tard veut dire tout ressaisir.
• Frais flous. Une commission par réservation ou des frais de paiement que vous découvrez seulement sur la première facture.
• Contrat long. Un forfait annuel devrait être une remise que vous choisissez, pas la seule option.
• Gestion des données floue. Vous êtes responsable du traitement des données de vos clients : vous devez savoir où elles sont hébergées, combien de temps elles sont conservées et comment effacer un client qui le demande.
• Impossible de tester seul. S'il faut un appel commercial avant de pouvoir essayer quoi que ce soit, vous ne saurez pas comment le système se comporte un vendredi chargé.

Resovu convient aux petites entreprises de services et aux locations de vacances qui veulent leur propre page de réservation, des paiements sans commission sur les réservations et des e-mails clients en plusieurs langues. La page de réservation, les e-mails et l'espace client fonctionnent en neuf langues, et les données sont hébergées dans l'UE (Francfort).

Vous pouvez l'essayer gratuitement : chaque nouveau compte reçoit 14 jours du forfait Professional, sans carte. Ensuite, le compte passe au forfait Free, qui reste gratuit avec ses limites, sauf si vous vous abonnez. Les clients et les réservations peuvent être exportés en CSV à partir du forfait Starter, et un passage à un forfait inférieur ou une résiliation prend effet à la fin de la période payée.

Resovu n'a ni application mobile ni place de marché de clients : il fonctionne dans le navigateur, y compris sur téléphone, et les clients arrivent par votre propre lien, votre site ou votre fiche Google. Si vous cherchez surtout une place de marché qui vous apporte de nouveaux clients, pesez ce point en premier. Les différences entre les forfaits Resovu sont détaillées sur la page de comparaison.