Comment encaisser en ligne les rendez-vous et les cours

Ne proposez que les moyens que vous savez réellement gérer. La carte en ligne, le virement avec code QR et les espèces sur place couvrent presque tous les clients, mais chacun fonctionne différemment : quand l'argent arrive, combien cela coûte et qui vérifie le paiement.

Un nouveau client qui réserve un soin ponctuel se prête bien au paiement par carte. Les habitués qui viennent chaque mois préfèrent souvent payer sur place ou par virement. Inutile de n'en garder qu'un : le client choisit parmi les moyens que vous activez, dans l'ordre que vous définissez. Quand vous saisissez une réservation à la main, vous pouvez aussi choisir Carte sur place si vous avez un terminal.

Si vous acceptez les paiements par carte via Resovu, vous payez les frais réels de Stripe plus les frais Resovu de votre forfait : 1 % en Free, 0,5 % en Starter, 0,3 % en Professional, 0,2 % en Business et 0 % en Enterprise. Les virements QR et les espèces ne supportent aucun frais Resovu. Les deux frais de carte sont déduits du paiement lui-même : aucune facture séparée n'arrive.

Les frais Stripe dépendent de la carte (standard, premium ou émise hors EEE) et de la devise. Au moment du paiement, ils sont retenus au taux de la carte la plus chère. Le 2 de chaque mois, vous recevez un relevé de tous les frais, et ce qui a été retenu au-delà des frais réels de Stripe vous est reversé en un seul virement.

Exemple : un massage à 60 € payé par carte avec le forfait Starter. Les frais Resovu sont de 0,30 €. Les frais Stripe sont déduits du même paiement et leur montant exact figure dans le relevé mensuel. Le reste va sur votre compte Stripe connecté et arrive sur votre compte bancaire environ une semaine plus tard. Les prix des forfaits sont sur la page des tarifs.

Le virement convient aux clients qui ne veulent pas saisir leurs données de carte et aux entreprises qui ne veulent pas de frais par paiement. Après la réservation, le client voit un code QR avec le montant et la référence du paiement, et paie depuis l'application de sa banque en quelques secondes.

Le format du QR dépend du pays de votre entreprise : QR Platba pour les entreprises tchèques, PAY by square pour les slovaques et EPC QR pour les paiements en euros dans la zone SEPA. Ailleurs, le client reçoit l'IBAN, le montant et la référence sous forme de texte. Les virements fonctionnent avec tous les forfaits, y compris Free, et ne nécessitent pas Stripe.

La contrepartie : Resovu ne voit pas votre compte bancaire. Quand l'argent arrive, vous ouvrez la réservation et cliquez sur Payé. Si les réservations impayées doivent se libérer d'elles-mêmes, activez Exiger le paiement à l'avance et indiquez combien de temps bloquer la place, de 0,5 à 720 heures (24 par défaut). Une réservation faite le vendredi à 18 h avec un délai de 48 heures doit être payée au plus tard le dimanche à 18 h ; sinon elle est annulée et le client reçoit un e-mail.

Si vous prenez des acomptes (pour les prestations, à partir du forfait Business), le client peut aussi ne payer que l'acompte par virement : activez Prendre l’acompte par virement. Une telle réservation n'est jamais annulée automatiquement après l'échéance : vous recevez un avis indiquant que l'acompte n'est pas arrivé, et vous décidez. L'argent est peut-être simplement bloqué par le week-end, et annuler un client qui a déjà payé ne ferait que créer des ennuis. La référence du paiement vous indique à quelle réservation correspond chaque virement.

Demandez un acompte quand une absence vous laisserait un trou long et coûteux ; demandez le prix complet quand il ne reste rien à régler sur place. Trois configurations sont courantes :

• Acompte – une partie du prix est payée à la réservation, par carte ou par virement QR. Exemple : 30 % d'une coloration à 120 € font 36 €, et les 84 € restants sont réglés au salon. Les acomptes pour les prestations sont disponibles à partir du forfait Business.
• Prix complet par carte – le client paie tout sur la page de paiement de Stripe. La réservation reste En attente ; si personne ne paie dans les 30 minutes, le créneau est libéré. Fonctionne avec tous les forfaits.
• Prix complet par virement – Exiger le paiement à l'avance bloque le créneau jusqu'à l'échéance que vous fixez. Également avec tous les forfaits.

Les cours et formations à nombre de places limité se prêtent bien au paiement complet, car une place libérée une heure avant le début est difficile à revendre. Pour une coupe de cheveux habituelle, un acompte ou aucun prépaiement suffit souvent. L'acompte est calculé sur le prix après remises, et un acompte fixe ne dépasse jamais le prix.

Fixez vos règles d'annulation avant le premier paiement, car les remboursements les suivent automatiquement.

Vous définissez un délai d'annulation en heures. À partir du forfait Professional, vous pouvez ajouter des frais par paliers, par exemple 48 heures = 0 %, 24 heures = 50 %, 0 heure = 100 %. Une réservation de 100 € payée par carte et annulée 20 heures avant le début coûte alors 50 €, et 50 € retournent d'eux-mêmes sur la carte. Stripe rembourse généralement la carte en 5 à 10 jours ouvrés.

Des frais ne peuvent être retenus que sur de l'argent payé en ligne à l'avance. Les espèces et les virements, c'est vous qui les remboursez, depuis votre propre compte. Si vous préférez garder l'argent dans l'entreprise, activez Offrir un avoir pour les annulations dans les délais dans Paramètres → Réservation (à partir du forfait Starter) : un client qui annule à temps reçoit un code de réduction personnel du montant payé, valable 180 jours par défaut.

Oui. Les données de carte sont saisies sur la page de paiement de Stripe, jamais sur votre site ni dans Resovu. Stripe est certifié PCI Service Provider Level 1, le niveau le plus strict du secteur des cartes : vous ne stockez ni ne traitez aucun numéro de carte.

Ce qui reste à votre charge, ce sont les litiges. Si un client conteste un paiement auprès de sa banque, le montant est retenu sur votre compte Stripe jusqu'à la décision de la banque, et les frais de litige de Stripe sont à la charge de l'entreprise. Vous en évitez la plupart avec des conditions d'annulation claires et un nom commercial que le client reconnaît ; quand un remboursement est justifié, faites-le vite. Les paiements par carte passent par le compte Stripe de Resovu : si un litige survient, Resovu y répond dans Stripe et vous demande des preuves, à savoir le détail de la réservation, l'e-mail de confirmation et la preuve que le client est venu.