Comment passer de l'agenda papier à la réservation en ligne

Un agenda ne coûte presque rien à l'achat, mais il vous coûte du temps tous les jours. Chaque réservation, c'est un appel ou un échange de messages, chaque changement oblige à rayer et réécrire, et l'agenda ne se trouve qu'à un seul endroit.

Un calcul simple : 25 réservations par semaine, chacune réglée en environ 3 minutes d'appels et de messages, cela fait 75 minutes par semaine. Ajoutez les appels manqués pendant que vous êtes avec un client – certaines de ces personnes essaient tout simplement le salon d'à côté.

• Des réservations seulement pendant vos horaires. Un client qui pense à vous le soir doit se rappeler d'appeler le lendemain.
• Des doubles réservations. Deux personnes qui écrivent dans le même agenda, ou une note rapide sur un téléphone qui n'arrive jamais sur le papier.
• Pas de rappels. Vous rappelez les clients à la main, ou pas du tout.
• Pas de vue d'ensemble. Combien de visites le mois dernier, quelle prestation se vend le mieux, qui n'est pas revenu depuis six mois – l'agenda ne vous le dit pas.

Pris un par un, ces points sont petits. Mis bout à bout, ils se traduisent par des messages à traiter le soir et quelques créneaux vides chaque semaine.

Les clients voient vos créneaux libres et réservent eux-mêmes, à toute heure. Vous continuez à prendre des réservations par téléphone, mais elles vont désormais dans le même calendrier.

Dans Resovu, la page de réservation, les confirmations et rappels par e-mail, l'espace client et le paiement par virement bancaire avec QR code sont inclus dans le forfait Free. Les rappels SMS et la synchronisation Google Agenda commencent avec le forfait Starter, le domaine personnalisé avec Professional. Consultez la page des tarifs pour les forfaits actuels.

Commencez par ce que les clients réservent et par vos heures de travail. Tout le reste peut attendre.

1. Renseignez les informations de votre entreprise et choisissez comment vos clients réservent : des créneaux libres selon vos horaires d'ouverture (rendez-vous) ou des séances fixes (cours).
2. Ajoutez vos services avec leur durée et leur prix. Cinq prestations bien nommées valent mieux que vingt variantes.
3. Définissez les horaires d'ouverture avec les pauses, et un délai minimum pour que personne ne réserve 20 minutes avant un créneau.
4. Si vous avez une équipe, ajoutez chaque personne, cochez les services qu'elle assure et définissez ses horaires.

Les nouveaux comptes bénéficient de 14 jours du forfait Professional : vous pouvez tout essayer avant de choisir le forfait dont vous avez besoin. Ensuite, le compte passe en Free, sauf si vous vous abonnez.

Exemple de liste courte pour un salon de coiffure : Coupe brushing femme (60 min), Coupe homme (30 min), Couleur avec coupe (120 min), Mèches avec coupe (150 min), Brushing (30 min). Les clients choisissent parmi cinq options claires, et vous ajoutez une pause après les prestations de couleur si vous avez besoin de temps pour ranger.

Pendant l'essai, faites une réservation comme un client : ouvrez la page de réservation sur votre téléphone, choisissez une prestation et un créneau, et regardez ce qui arrive par e-mail.

Ne recopiez que les réservations à partir d'aujourd'hui. Les visites passées restent dans l'agenda ; le nouveau système commence à constituer un historique dès le premier jour.

Saisissez chaque réservation à venir avec Nouvelle réservation. Un client sans e-mail peut être enregistré avec seulement un numéro de téléphone. Décidez si vous cochez Envoyer une confirmation par e-mail au client : c'est une bonne façon d'annoncer le changement aux habitués, mais ne l'envoyez que si l'adresse e-mail est correcte.

Exemple : 40 réservations à venir, à environ une minute chacune, c'est moins d'une heure de travail. Les clients sont créés automatiquement avec leurs réservations ; l'import d'une liste de clients depuis un fichier n'est pas disponible pour l'instant.

À partir de maintenant, notez les nouvelles réservations téléphoniques directement dans Resovu, pas dans l'agenda. Deux endroits pour un même calendrier, c'est comme ça qu'arrivent les doubles réservations.

Si vous avez une équipe, partagez le travail : chacun recopie sa propre colonne de l'agenda et vérifie que les horaires correspondent à ses heures de travail dans Resovu.

Pour les habitués qui viennent environ toutes les quatre semaines, saisissez au moins le prochain rendez-vous. Le suivant, ils pourront le réserver eux-mêmes en ligne.

Les clients utilisent la réservation en ligne quand ils trouvent le lien là où ils vous cherchent déjà.

• Fiche d'établissement Google : collez votre lien de réservation dans Liens de réservation ou ajoutez un bouton Réserver.
• Instagram et Facebook : le lien dans votre bio et un court post avec une capture d'écran de la page de réservation.
• Site web : intégrez le formulaire de réservation ou un bouton Réserver.
• Au comptoir : un QR code imprimé près de la caisse, pour que les clients réservent leur prochaine visite en payant.
• Messagerie vocale et signature e-mail : une phrase avec le lien.

Les réservations par téléphone restent les bienvenues. Les clients plus âgés continuent souvent d'appeler pendant un moment, et c'est très bien – vous les saisissez vous-même.

Un message à vos habitués peut être aussi simple que celui-ci :

Vous pouvez désormais réserver chez nous en ligne à tout moment, même le soir : [lien]. Vous recevrez une confirmation, puis un rappel par e-mail la veille. Vous pouvez toujours nous appeler comme avant.

Après trois semaines à tout saisir dans un seul calendrier, l'agenda est devenu une sauvegarde. Rangez-le dans un tiroir et regardez ce que les premières semaines ont donné.

• Combien de réservations sont arrivées en ligne, et à quelles heures ? Les réservations en dehors des heures d'ouverture sont celles que l'agenda aurait manquées.
• Les rappels sont-ils partis ? Une réservation confirmée avec une adresse e-mail, faite plus de 24 heures à l'avance, reçoit un rappel 24 heures avant le début.
• Quelqu'un a-t-il déplacé lui-même son rendez-vous ? Si vous l'autorisez, les clients choisissent un autre créneau dans le respect de votre délai d'annulation.

Ajustez ensuite : un délai minimum plus long, une pause entre deux clients ou des rappels SMS pour les clients qui lisent peu leurs e-mails.

Laissez-vous plus d'un mois. Certains habitués doivent tomber plusieurs fois sur le lien avant de réserver en ligne plutôt que d'appeler, et certains continueront d'appeler – ce n'est pas grave, leurs réservations finissent quand même dans le même calendrier.